PROBLEM SOLVING CREATIVO

Nessuno dovrebbe mai imporre il proprio punto di vista su un problema, piuttosto uno dovrebbe studiarlo e nel tempo una soluzione si rivelerà. (Albert Einstein)

Il Problem Solving Creativo

La maggior parte delle persone è completamente convinta che non vuole affatto avere dei problemi… Senza accorgersi che, se da una parte sono inevitabili perché risultato diretto di ogni nostra decisione, dall’altra rappresentano proprio l’essenza di vivere, sono gli indicatori di attività per eccellenza! Una vita senza problemi sarebbe completamente vuota di significato, vorrebbe dire che non succederebbe mai nulla, insomma, il limbo più assoluto!


Convinti dell’importanza di avere sani problemi da risolvere tutti i giorni, se rivolgiamo lo sguardo al modo in cui la gente comune, inclusi anche i professionisti in generale, risolve i suoi problemi, scopriremo che di solito non esiste un metodo alla base, delle procedure standard.

Secondo il momento e la situazione il loro approccio può cambiare completamente, variando normalmente da un’azione quasi intuitiva, nella maggioranza dei casi, a qualcosa di molto strutturato nei casi eccezionali, essendo certo che nella media non si percepisce un’azione del pensiero volta a una riflessione sul come fare le cose.

In altri termini, non ci occupiamo quasi mai di pensare al modo in cui risolviamo i nostri problemi, spendendo di solito tutta la nostra energia mentale nell’affrontare direttamente caso a caso, senza l’appoggio del metodo.

Le conseguenze immediate sono abbastanza chiare: da una parte viene generata una certa confusione ogni volta che ci vediamo davanti a un problema nuovo e dall’altra parte i risultati ottenuti in media possono non essere all’altezza delle aspettative. Le cose diventano ancora più complesse quando entra in gioco un nuovo elemento, riassumibile in una delle parole d’ordine della modernità, l’innovazione! Come se non bastasse risolvere un sacco di problemi tutti i giorni, siamo spinti a farlo con una nuova dose di creatività!

Ma non ci disperiamo! Per tutti i problemi esiste una soluzione e, in questo caso, esiste specificamente un insieme di strumenti molto utili per elevare le nostre prestazioni associando efficacia ed efficienza alla nostra metodologia di risoluzione dei problemi. La tecnica di risoluzione creativa dei problemi si basa sulla prospettiva di guardare una stessa cosa come tutti gli altri e pensare qualcosa di diverso.

Secondo Albert Szent-Gyorgi, vincitore del premio Nobel, il problem solving creativo richiede un atteggiamento che permette di cercare nuove idee usando la nostra conoscenza ed esperienza.

La vera chiave del problem solving creativo sta nel cosa possiamo fare con la conoscenza che abbiamo. Per questo motivo, più conosciamo cose diverse, più cresce la nostra capacità di intervenire con creatività alla risoluzione dei problemi, la conoscenza è la materia prima di cui sono fatte le nuove idee. Anche le idee apparentemente folli, stupide e poco pratiche possono essere utilizzate come punto di partenza per raggiungere le idee pratiche.

L’atteggiamento di base é “rompere le regole”, cambiando la prospettiva e giocando con la conoscenza. Solo in questo modo possiamo fare dell’ordinario lo straordinario e trasformare l’insolito in luogo comune. Ci proviamo con un esempio pratico?
Ecco a voi il problema delle 10 piante! Come piantare 10 alberi in cinque linee con 4 alberi ciascuno?


Ma quali sono i passaggi del processo di problem solving creativo?

Per primo dobbiamo chiarire quello che sembra essere il problema. Tante volte il vero problema non può emergere alla superficie fino a quando tutti i fatti non sono stati espressi ed analizzati. Quindi, dobbiamo sempre iniziare con quello che si assume essere il problema e che più tardi verrà confermato o rettificato alla luce dell’informazione.

Ricordiamoci che un problema definito correttamente è un problema risolto a metà e che se abbiamo le giuste informazioni basta organizzare o riorganizzare le cose per risolvere il problema. Il passaggio successivo consiste nel raccogliere i fatti, sentimenti e opinioni facendosi le domande giuste.
Che cosa è successo? Dove, quando e come è accaduto? Qual è la sua dimensione, la portata e la gravità? Chi e che cosa è interessato? È probabile che accada di nuovo?

Limiti di tempo e spesa potrebbero richiedere alle persone coinvolte nella risoluzione di pensare di che cosa hanno veramente bisogno e di assegnare priorità agli elementi più critici.

A questo punto, con i dati in mano è ora di riformulare il problema. I fatti aiutano a rendere questo passaggio possibile e ci aiutano ad ottenere i dati di supporto. Alla luce dei dati il problema identificato può essere confermato o meno.

Fatto ciò, è arrivato il momento di identificare possibili soluzioni e per farlo dobbiamo
generare delle idee. Non eliminare nessuna possibile soluzione fino a quando tutte non siano state discusse. Più avanti discuteremo meglio come fare prima per ottenerle in abbondanza e dopo come scegliere quelle migliori e più adatte al nostro caso.

Pieni di idee in testa siamo pronti per valutare le alternative. Tenendo sempre in conto alcuni aspetti fondamentali… Qual’ é la soluzione ottimale? Quali sono i rischi inerenti ad ognuna delle alternative? I costi sono in linea con i benefici? La soluzione proposta può creare nuovi problemi?

Prima di attuare la decisione ci servono delle risposte ad alcune altre domande. Chi deve essere coinvolto? In quale misura? Come, quando e dove? Su di chi la decisione avrà impatto? Cosa potrebbe andare storto? Come i risultati saranno risultati comunicati e verificati?

Dopo tutto questo lavoro, la nostra ciliegina sulla torta è garantita dai risultati ottenuti. Valutare i risultati é l’unico modo di verificare l’efficacia della soluzione. Per questo motivo é imprescindibile verificare se la soluzione soddisfa i risultati desiderati e realizzare le necessarie revisioni quando necessario.


Decision Making e Problem Solving

I problemi in generale possono appartenere a due categorie principali, quelli che si presentano come veri e propri ostacoli in mezzo al percorso che abbiamo scelto di seguire e problemi sistemici. In ogni modo, i problemi sono sempre secondari ai risultati del processo decisionale… Si può anche risolvere un problema alterando la nostra decisione iniziale, però quasi mai questo è possibile!

Il cosiddetto Modello del Ponte ci permette di strutturare un approccio unificato per affrontare sia la presa decisionale che la risoluzione dei problemi insieme.
Per portarlo avanti servono tre livelli di competenza all’interno dell’organizzazione: la consapevolezza dei problemi o della necessità di prendere decisioni per evitare di essere colti di sorpresa, la comprensione di dove noi e la nostra squadra siamo in relazione al problema o decisione ed infine, l’abilità nel fare le domande giuste alle persone giuste nel momento giusto e di essere in grado di valutare le risposte secondo la sua veracità.

Fare le domande giuste in questo caso è uno dei fattori determinanti del successo poiché le domande sono le chiavi che sbloccano la mente!!! Le domande sono in grado di approfondire e raffinare la nostra comprensione del problema.

Per esempio, dobbiamo avere chiarezza su quali sono le domande fondamentali da porsi in ogni caso. In che momento ci siamo accorti per la prima volta dell’esistenza del problema o della necessità di prendere una determinata decisione? Abbiamo definito correttamente il problema o l’obiettivo con le nostre parole? Abbiamo ridotto il problema a parole semplici senza semplificarlo? Ci sono eventuali altre definizioni possibili del problema da prendere in considerazione? Quali sono le soluzioni generali che essi suggeriscono? Abbiamo chiarezza su ciò che stiamo tentando di fare? Dove siamo ora e dove vogliamo arrivare? Abbiamo individuato i fattori importanti e i fatti più salienti? È necessario spendere più tempo per raccogliere ulteriori informazioni? Conosciamo bene tutte le politiche, regole, limitazioni e procedure pertinenti?

Verso la soluzione del problema dobbiamo essere sicuri di aver controllato tutte le principali ipotesi e di averne individuata una lista breve di quelli più fattibile identificando chiaramente i criteri con cui devono essere giudicate le opzioni fattibili.

Si può anche semplificare il tutto eliminando alcune di queste al fine di abbreviare ulteriormente l’elenco e se a questo punto nessuna delle soluzioni sembra essere in grado di risolvere il problema da sola, dobbiamo essere in grado di sintetizzare gli elementi di due o più soluzioni per creare un modo efficace di trattare il problema.

Rimanendo ancora bloccati, possiamo immaginare con chiarezza la situazione ideale in cui il problema sarebbe stato risolto e lavorare a ritroso fino al punto dove ci troviamo. Sarebbe opportuno anche verificare se qualcun altro ha già affrontato questo tipo di problema e come ha fatto a risolverlo.

Finalmente arrivati a una scelta ci tocca valutare la decisione e implementarla usando tutte le informazioni disponibili e controllando la soluzione da ogni angolazione possibile. Ulteriormente ci serve chiarezza circa tutte le conseguenze decorrenti alle nostre azioni.

Con questo siamo arrivati alla fine del processo e basta stabilire un piano per l’implementazione con una tempistica chiara, prevedendo che il team abbia l’opportunità di riesaminare la decisione alla luce dell’esperienza acquisita, essendo sicuro che questo piano sia realistico e che ci sia un piano di emergenza nel caso in cui le cose non andassero come previsto.


Le tecniche per incoraggiare la produzione e la gestione delle idee

Qui di seguito elenchiamo una serie di domande essenziali che possiamo usare per far partire il processo di riflessione e andare avanti in esso.

E se…? Come possiamo migliorare…? Come potranno trarne beneficio le parti interessate? Stiamo dimenticando qualcosa? Qual è il prossimo passo? Che cosa possiamo fare di meglio? Cosa ne pensi di…? Cosa dovremmo aggiungere? Cosa possiamo eliminare? Quali altre idee avete…?

Queste domande sono alla base del processo di BRAINSTORMING, che serve a generare un gran numero di idee in un breve periodo di tempo. Di solito lasciamoci circa 5 o 6 minuti per generare tutte le nostre idee. L’unica regola d’oro del brainstorming é “Tanto più idee ci sono, meglio é!”.

Il Brainstorming è un’esplorazione di pensieri, non ci sono risposte giuste o sbagliate. Ognuno deve pensare liberamente e aggiungere tutte le idee possibili, indipendentemente da come possano sembrare. Non ci deve essere nessuna discussione durante il brainstorming – lasciamo arrivare liberamente i pensieri! Nessuna idea è una cattiva idea – per questo motivo, mai criticare o prendersi gioco di idee altrui. Invece è bene considerare le idee di tutti e prenderne spunto.

Presentati tutti i contributi individuali, é importante chiarire la comprensione che abbiamo di tutte le proposte. Questo è il momento di fare domande sulle idee altrui per chiarire la loro comprensione e rivedere tutte le idee emerse.

Vale a dire, ma che cosa intendevi per…? Il completamento del processo di brainstorming è raggiunto una volta che sono stati combinati gli elementi che sono simili e/o eliminate le proposte duplicate, assicurandoci che tutte le idee siano state presentate, discusse e consolidate.

Come complemento al Brainstorm, il MULTIVOTING ha per finalità quella di aiutare un gruppo di persone a prendere una decisione sulla quale siano tutti d’accordo. Per definizione è un modo di votazione per selezionare gli elementi più importanti o popolari (alternative) da un elenco.

Iniziamo generando un elenco e numerando ogni singolo elemento. Se due o più elementi sembrano simili, essi devono essere combinati. Ogni partecipante deve scrivere su un foglio di carta i numeri corrispondenti agli elementi che loro giudicano come la causa principale del problema, pari ad almeno un terzo del numero totale di elementi nell’elenco, dopodiché tutti i partecipanti registrano su un foglio la loro selezione e si può realizzare il conteggio dei loro voti.

Ad uno ad uno vengono presentati i numeri corrispondenti ad ogni elemento e i partecipanti votano per alzata di mano. A questo punto sono stati eliminati gli elementi con il minor numero di voti; ripetendo i passaggi sull’elenco degli elementi rimanenti, si continua questo processo fino a quando rimangono solo pochi elementi. Se non emerge un chiaro favorito, sarà il gruppo a discutere gli elementi elencati e fare una scelta.

Il MIND MAPPING é una tecnica per la visualizzazione di un gruppo di idee, concetti o questioni in modo immediato. Lo scopo è quello di aiutarci a sbloccare il nostro pensiero, permettendoci di vedere un’intera idea o idee diverse su un unico foglio di carta, permettendoci di vedere come le idee interagiscono una con l’altra. Permette di guardare le cose in un modo nuovo e diverso, analizzando un’idea in profondità.

Iniziamo dalla generazione delle idee selezionando una singola parola, frase o problema (punto focale) che servirà come punto di riferimento per la discussione e che verrà scritta al centro di un foglio di carta (flipchart).

Tracciamo un box ovale intorno ad essa e lasciamo che una parola collegata al punto focale (frase principale o idea) fuoriesca della nostra mente. Scriviamola ovunque sulla carta e colleghiamo l’ una all’altra tramite una linea.
Registriamo la prossima idea e colleghiamola o al punto focale o all’idea precedente. Continuiamo a scrivere e connettere le parole secondo il modo con cui ci vengono in mente. Senza avere paura di pensare liberamente!!!

Le parole devono essere sempre disposte in modo che siano facile da leggere. Sentitevi liberi anche di usare simboli e/o immagini, utilizzando colori diversi. Completata la mappa dobbiamo cercare i nuclei di pensieri simili associati al punto focale (parola o frase chiave) e segnalarli con un evidenziatore, utilizzandone di colore diverso per ogni blocco di parole, in modo che le correlazioni siano chiare a tutti.

Vedere i modi in cui le idee si riferiscono l’una all’altra dà alle persone una migliore comprensione del punto focale e permette di vedere le varie cause del problema. Da questo punto si possono identificare le cause più importanti e successivamente cercare le soluzioni tramite il brainstorming.

Per concludere possiamo dire che il primo passo è riconoscere l’inevitabilità dei problemi. Non siete “sfortunati” solamente perché oggi c’è un ostacolo sulla vostra strada: succede a tutti e succederà sempre. I problemi fanno parte della vita e bisogna accettarlo.

Il segreto invece è cogliere questi problemi come opportunità per migliorarsi, per superare i propri limiti, e per fare questo è necessario avere un buon metodo che ci permetta di analizzarli, capirne cause ed effetti, affrontarli e superarli pienamente!

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