GESTIONE DEL TEMPO: come farlo bene
In questo articolo parleremo di gestione del tempo. Perché tutti ne parlano?
Negli ultimi anni si è parlato sempre di più della gestione del tempo a causa di diversi fattori che hanno reso questa competenza sempre più rilevante. Che cosa spinge l’uomo contemporaneo a voler gestire il tempo?
Innanzitutto, viviamo in una società sempre più frenetica. Bisogna correre per andare a lavoro, per sbrigare le commissioni, per spostarsi da un luogo all’altro, per portare a termine dei compiti, ecc.
La tecnologia è veloce e siccome la utilizziamo per qualsiasi cosa, anche noi dobbiamo essere veloci e rapidi. Inoltre, la tecnologia ci ha connessi. Ora questa connettività è costante, tanto che si parla di onlife, poiché non vi è più una distinzione tra quando siamo online e quando siamo offline. Il mondo digitale ha contaminato il mondo analogico e per questo siamo costantemente connessi e reperibili.
In questo modo, non abbiamo mai modo di staccarci dai dispositivi mobili, perché ormai sono un’estensione del nostro corpo e della nostra mente. Ma attenzione, questi sono anche la causa delle nostre distrazioni, come vedremo più avanti.
In aggiunta, le attività da svolgere, soprattutto nei luoghi di lavoro, sono sempre più complesse. Ecco che l’individuo ha bisogno di un’organizzazione efficiente per portare a termine i compiti.
Va sottolineata anche la difficoltà che l’uomo contemporaneo oggi sperimenta nell’avere una visione lineare del futuro. Siamo avvolti nell’incertezza e dobbiamo sviluppare una forte resilienza.
Tuttavia, quando si è sopraffatti dai compiti, dalle responsabilità, dalle scadenze imminenti, si può sperimentare un senso di ansia e frustrazione. Quest’ultime influiscono in modo negativo sul nostro benessere mentale e fisico. Abbiamo bisogno della gestione del tempo per ridurre il carico di lavoro e creare spazi per il riposo e recupero.
Inoltre, l’incertezza non ci permette di vedere con chiarezza quelli che sono i nostri obiettivi, sia personali che professionali. Dunque, la gestione del tempo è fondamentale anche per stabilire cosa vogliamo raggiungere, capire come fare e organizzare una tabella di marcia che ci permette di arrivare al traguardo senza troppo stress e con soddisfazione.
Data questa crescente consapevolezza dell’importanza della gestione del tempo per affrontare le nuove sfide di oggi. Ma procediamo con ordine. In fondo, che cos’è la gestione del tempo?
Time management
Contenuti
La gestione del tempo è l’insieme delle attività e delle strategie che ci permettono di organizzare e pianificare efficacemente come impieghiamo il nostro tempo. Si tratta di un processo volto a ottimizzare l’uso delle risorse temporali, consentendo di raggiungere gli obiettivi personali e professionali in modo efficiente.
La gestione del tempo oggi viene chiamata anche time management, un termine inglese che tradotto significa letteralmente gestire il tempo. Ci sono 3 pilastri del time management:
- Pianificazione: comprende la definizione degli obiettivi, la stesura di un piano d’azione e la creazione di una programmazione delle attività. La pianificazione implica l’identificazione delle attività da svolgere, la stima dei tempi necessari per completarle e la creazione di un programma giornaliero, settimanale o mensile. Una pianificazione adeguata aiuta a organizzare le attività in modo logico e a stabilire le priorità, garantendo che il tempo venga dedicato alle attività più importanti e che le scadenze vengano rispettate;
- Organizzazione: riguarda la gestione efficiente delle risorse e dei materiali necessari per svolgere le attività pianificate. Questo include la creazione di un sistema di archiviazione e categorizzazione delle informazioni, la gestione delle attività quotidiane, l’assegnazione dei compiti in modo appropriato e la creazione di uno spazio di lavoro ordinato. L’organizzazione aiuta a ridurre il disordine, a migliorare l’accessibilità delle informazioni e a ottimizzare l’efficienza complessiva;
- Controllo: si riferisce alla supervisione e al monitoraggio dell’utilizzo del tempo per assicurarsi che le attività siano svolte secondo la pianificazione e l’organizzazione stabilita. Questo comprende l’identificazione delle fonti di distrazione e l’adozione di misure per mitigarle, il controllo dei progressi verso gli obiettivi stabiliti e la valutazione periodica delle strategie di gestione del tempo per apportare eventuali miglioramenti. Il controllo consente di mantenere la disciplina e l’efficienza nel corso del tempo, adattando e correggendo il percorso se necessario.
Questi tre pilastri lavorano sinergicamente per fornire una base solida per una gestione efficace del tempo. La pianificazione aiuta a stabilire una visione e un percorso, l’organizzazione facilita l’implementazione pratica delle attività e il controllo garantisce il monitoraggio e l’aggiustamento necessari per mantenere un uso efficiente del tempo.
Il time management ha numerosi punti di forza e vantaggi, da cui trarre grandi benefici:
✅Maggiore produttività: consente di ottimizzare l’uso del tempo disponibile, concentrando gli sforzi sulle attività più importanti e di maggior valore. Ciò porta a un aumento della produttività e all’ottenimento di migliori risultati in un periodo di tempo definito;
✅Riduzione dello stress: si riducono gli effetti dello stress associati alla sensazione di essere sopraffatti da compiti e scadenze. Una buona organizzazione del tempo permette di affrontare le attività in modo più sereno, riducendo l’ansia e migliorando il benessere mentale;
✅Miglior equilibrio tra lavoro e vita personale: aiuta a stabilire priorità chiare e ad assegnare il tempo necessario a ciascun aspetto della vita, inclusi gli impegni lavorativi e le attività personali. Questo permette di bilanciare meglio le responsabilità professionali e le esigenze personali, migliorando la qualità della vita complessiva;
✅Maggiore senso di controllo: quando si gestisce il proprio tempo in modo efficace, si sviluppa un senso di controllo e padronanza delle attività. Ciò contribuisce a una maggiore fiducia in se stessi e alla capacità di affrontare le sfide in modo organizzato e strutturato;
✅Opportunità per il miglioramento: valutare le attività e le strategie utilizzate, individuando eventuali inefficienze o aree di miglioramento, crea l’opportunità per apportare modifiche e ottimizzare ulteriormente l’uso del tempo, migliorando continuamente la propria produttività e rendimento.
Anche se la gestione del tempo offre numerosi vantaggi, è importante essere consapevoli dei potenziali punti di debolezza o sfide associate alla sua pratica. Alcuni punti di debolezza comuni includono:
❌Difficoltà nell’adattarsi ai cambiamenti: la gestione del tempo può diventare problematica quando si verificano imprevisti o cambiamenti repentini nelle priorità. È importante essere flessibili e in grado di adattare il piano in base alle nuove circostanze per evitare frustrazione e stress;
❌Sottovalutazione dei tempi di completamento: a volte, si tende a sottovalutare il tempo necessario per completare determinati compiti. Ciò può portare a sovraccarichi di lavoro, mancanza di tempo per altre attività e sensazione di stress. È importante essere realistici nella stima dei tempi e considerare eventuali imprevisti o complicazioni che potrebbero sorgere lungo il percorso;
❌Eccessiva rigidità: sebbene la pianificazione e l’organizzazione siano importanti nella gestione del tempo, un eccesso di rigidità può diventare un punto di debolezza. Se si diventa troppo rigidi nel seguire il piano stabilito, si potrebbe perdere la flessibilità necessaria per adattarsi alle esigenze o ai cambiamenti improvvisi;
❌Distrazioni e interruzioni: nonostante gli sforzi per eliminare le distrazioni, queste possono comunque verificarsi durante il processo di gestione del tempo. Le telefonate, le e-mail, le riunioni improvvisate o le interruzioni dei colleghi possono interrompere il flusso di lavoro pianificato e richiedere tempo aggiuntivo per riprendere l’attività;
❌Sfida nel mantenere la motivazione: a volte, la gestione del tempo può richiedere sforzi costanti per mantenere la motivazione e la disciplina necessarie per seguire il piano stabilito. È possibile che si verifichino momenti di stanchezza o mancanza di interesse per le attività, rendendo difficile mantenere la produttività e il focus desiderati;
❌Mancanza di adattamento personale: ogni individuo ha uno stile di gestione del tempo che funziona, tuttavia, ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un’altra. È importante trovare un approccio personalizzato alla gestione del tempo che si adatti alle proprie esigenze, preferenze e stili di lavoro.
Aumentare la produttività per una gestione efficace del tempo
Se le persone oggi hanno bisogno di gestire il tempo è perché non si sentono abbastanza produttive. Come possiamo definire la produttività di una persona?
Innanzitutto, la persona produttiva è colui o colei che produce risultati efficacemente. Questo implica non solo uno sforzo e un impegno per raggiungere una meta, ma ancora prima richiede di avere una visione chiara dell’obiettivo. Leggi qui per scoprire i segreti della produttività.
Concentriamoci sulle azioni della persona produttiva. Non solo fa, ma fa anche bene. Dunque, la persona produttiva non guarda solo alla quantità, ma si focalizza soprattutto sulla qualità delle azioni che svolge e su come le porta a termine.
Perdere tempo
Precedentemente sono state citate le distrazioni. Soffermiamoci sul contesto. Abbiamo visto che la società odierna, anche a causa della tecnologia, è veloce e noi dobbiamo essere rapidi per riuscire a stare dietro a tutto.
“Il multitasking è semplicemente l’opportunità di fare male più cose alla volta”
Steve Uzzell
Oggi consumiamo troppe informazioni, restiamo in superficie e non approfondiamo e tutto questo ci porta alla confusione. Così siamo più esposti a commettere errori e a distrarci più facilmente.
Vediamo insieme i cosiddetti vampiri del tempo, ovvero tutte quelle attività o distrazioni che ci tolgono la concentrazione e non ci fanno essere produttivi.
- Mancanza di obiettivi chiari
- Interruzioni continue
- Effetto Zeigarnick: tendenza a ripensare alle attività anche quando sono state compiute e completate. Non siamo in grado di lasciarle andare e ce le portiamo dietro, appesantendoci e aumentando il senso di ansia e stress
- Lavorare in un ambiente disordinato: l’ordine aiuta a chiarire i pensieri e ci fa essere più concentrati
- Notifiche: i nostri dispositivi digitali ci distraggono continuamente a causa dell’arrivo di email, messaggi, telefonate, notifiche dai social, ecc
- Multitasking: non è un’abitudine sana perché tendiamo a svolgere più compiti contemporaneamente senza concentrazione, così aumenta il rischio di errore
- Legge di Parkinson: procrastiniamo e ci riduciamo sempre all’ultimo momento per svolgere un’attività o per completare un compito
- Principio d Pareto: potremmo fare un 20% di sforzo per raggiungere l’80% dei risultati. Invece, nella maggior parte dei casi, succede l’incontrario: ci sforziamo per l’80% e raggiungiamo solo il 20% dei risultati perché manca la qualità
- Mancanza di idratazione: sembra una banalità ma avere dell’acqua sopra la scrivania dell’ufficio ci ricorda di bere e rimanere idratati ci permette di lavorare con più efficacia
- Troppa complessità: più si semplifica e meno il lavoro sarà faticoso, così sarà più facile svolgere un task e portarlo a termine
- Decision fatigue: molto spesso sprechiamo energie mentali per prendere delle decisioni semplici, quando invece quello sforzo potevamo impiegarlo per cose più complesse
- Mancanza di metodo: senza la chiarezza e l’organizzazione ci si perde per strada e non si raggiungeranno mai gli obiettivi prefissati
Per gestire il tempo è necessario avere degli obiettivi
Innanzitutto, l’obiettivo lo possiamo definire come un sogno con una data di scadenza, come disse Napoleon Hill. Tuttavia, la definizione tecnica è racchiusa in un acronimo: SMART. Perché un obiettivo deve essere:
- Specifico
- Misurabile
- Achievable, ovvero raggiungibile
- Rilevante
- Temporizzato, ovvero deve avere una scadenza e un tempo di durata ben definito
Oggi si utilizza una versione più estesa e completa, ovvero l’obiettivo SMARTER. All’acronimo vengono aggiunti 2 elementi:
- Evaluate, ovvero valutabile
- Revisionabile, perché è importante fare una revisione periodica
Ci sono altri modi per definire e raggiungere gli obiettivi. Per esempio attraverso gli OKRs, ovvero Objective Key Results.
Tecniche di gestione del tempo
Giunti a questo punto dell’articolo, vorrei lasciarti diverse tecniche di gestione del tempo che possono aiutarti a migliorare l’organizzazione e l’efficienza nella gestione delle tue attività (lavorative e quotidiane). Ecco alcune delle tecniche più comuni:
- Tecnica Pomodoro: questa tecnica prevede di suddividere il tempo in intervalli di lavoro chiamati “pomodori”, tipicamente della durata di 25 minuti, seguiti da una breve pausa di 5 minuti. Dopo quattro pomodori completati, si prende una pausa più lunga. Questo metodo aiuta a mantenere la concentrazione e a prevenire l’affaticamento mentale;
- Matrice di Eisenhower: questa tecnica si basa sulla suddivisione delle attività in base alla loro importanza e urgenza;
- To-Do List: creare una lista delle attività da svolgere è un metodo semplice ma efficace per tenere traccia delle cose da fare. Si può organizzare la lista in base alla priorità o stabilire un ordine di esecuzione. L’importante è avere un elenco chiaro delle attività da completare e barrare via quelle completate per mantenere il senso di progresso e realizzazione;
- Chunking: questa tecnica consiste nel suddividere le attività più grandi e complesse in compiti più piccoli e gestibili. Ciò rende le attività più facili da affrontare e consente di concentrarsi su un compito alla volta, migliorando la produttività complessiva;
- Metodo Kaizen: questo metodo prevede la suddivisione di 4 fasi: plan, do, check, act per un miglioramento continuo;
- Delega: se possibile, delegare alcune attività ad altre persone può aiutare a ridurre il carico di lavoro e a concentrarsi sulle attività di maggiore valore. È importante identificare le attività che possono essere assegnate ad altri e fornire le istruzioni necessarie per garantire che vengano svolte correttamente;
- Eliminazione e limitazione delle distrazioni: ridurre al minimo le distrazioni è un aspetto importante della gestione del tempo. Questo può includere l’utilizzo di applicazioni o estensioni del browser per bloccare i siti web non necessari, impostare limiti di tempo per l’utilizzo dei social media o trovare un ambiente di lavoro tranquillo per concentrarsi;
- Flessibilità: è importante essere flessibili e adattarsi ai cambiamenti che possono verificarsi durante il giorno. Ciò significa essere in grado di riassegnare le priorità e apportare modifiche al piano quando necessario;
- Time blocking: riservare blocchi di tempo specifici per concentrarsi su attività particolari può aumentare la produttività. Designare periodi ininterrotti per il lavoro concentrato riduce le distrazioni e ottimizza la concentrazione e l’efficienza;
- Evitare la procrastinazione: la procrastinazione può compromettere la gestione del tempo. Superare la procrastinazione significa sviluppare autodisciplina.
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Come organizzare la giornata
A questo punto hai compreso che cos’è il time management e perché è importante gestire il tempo, hai bene in mente quali sono i vampiri del tempo da cui allontanarti, hai a disposizione le tecniche per la gestione del tempo e ancora non sai da dove partire per organizzarti la giornata? Ti aiutiamo noi.
La tua giornata tipo deve essere:
- Lucida: perché devi sapere cosa devi fare e come farlo
- Deliberata: sai quali sono i task più difficili da compiere
- Concreta
- Efficace: senza distrazioni devi massimizzare il tempo e le energie per essere più produttivo o produttiva
E’ più facile se suddividiamo la giornata in 4 fasi:
Fase 1: Preparazione➡️è importante crearsi una morning routine per prendersi cura di 3 aspetti fondamentali: corpo, mente, anima affinché si possa cominciare la giornata al meglio
Fase 2: Startup routine➡️determinare cosa bisogna fare durante la giornata, per cui è necessario avere un’agenda, un calendario o un’applicazione per visualizzare concretamente le cose da svolgere. Inoltre, prepara l’ambiente in modo tale che sia ordinato, pulito e arieggiato; ricordati anche di avere a portata di mano l’acqua per rimanere idratato
Fase 3: Pianificazione➡️suddividi la giornata in 4 blocchi: 2 la mattina e 2 il pomeriggio intervallati da pause. Evita le distrazioni, così in ogni blocco puoi entrare nel flusso di lavoro e rimanendo concentrato potrai svolgere le attività meglio e in meno tempo
Fase 4: Shutdown routine➡️questo termine significa letteralmente spegnimento, perché al termine della giornata bisogna concludere i task e smettere di ripensarci anche dopo averli terminati, in modo da staccare completamente dal lavoro e dedicarsi ad altre attività
Queste 4 fasi si possono semplificare in: decido, pianifico, faccio. Ricordandosi di rimanere concentrarti e concedersi dei premi alla fine di ogni attività svolta, così il carico di lavoro è ben distribuito e non eccessivo e tu potrai goderti la giornata senza vivere episodi di burnout.
Consigli e risorse utili
Se sei arrivato fino a qui hai tutte le carte in regola per imparare a gestire il tempo in maniera efficace e sentirti finalmente produttivo e soddisfatto.
Ti lascio comunque altre risorse che puoi consultare che ti possono essere utili:
👉Sito di Giovanni Ronci, collaboratore di Oltremeta, che si occupa di gestione del tempo, produttività e tanto altro
👉Libro di Giovanni Ronci “Time frame: produttività e gestione del tempo”
👉Libro “The miracle Morning”
👉Corso Oltremeta sul Time management
📌Oltremeta è a tua disposizione per una consulenza per il TUO FUTURO.
Inoltre, puoi trovare tutti gli articoli pubblicati precedentemente qui. E’ una miniera d’oro non perderti questa opportunità!
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