Il termine Kaizen deriva dal giapponese e significa “miglioramento continuo”, poiché si tratta di un processo che mira ad aumentare la produttività.

Il metodo Kaizen è stato sviluppato negli anni Cinquanta del Novecento in Giappone ed è stato applicato con successo in molte aziende giapponesi, tra cui Toyota e Sony. Nel caso della Toyota Motor Company, il metodo è stato sviluppato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per supportare la produzione dell’azienda.

In realtà, non si può affermare che ci sia una singola persona dietro come inventore di questo metodo, perché più aziende hanno impiegato i loro miglior ingegneri per incrementare la produzione attraverso il miglioramento continuo. 

Non è in dubbio, però, che la culla di questo metodo e della filosofia che si porta con sé è sicuramente il Giappone. Esso è il luogo di nascita del Kaizen proprio grazie alle forti influenze culturali di questa nazione. 

Il concetto cardine di miglioramento continuo, fondamentale per il modello Kaizen, fa riferimento alla costante dedizione ad apportare piccoli cambiamenti ogni giorno in un settore, con l’obiettivo di migliorare quella specifica cosa quotidianamente. L’impatto del miglioramento continuo non è drastico perché non si stravolge nulla all’improvviso.

Attenzione! Non bisogna confondere il miglioramento continuo con la ricerca dell’assoluta perfezione. Quest’ultima, infatti, porta con sé un modo di pensare assoluto e dispersivo. Mentre la metodologia Kaizen non punta alla perfezione fin da subito, ma cerca di  far ottenere tanti piccoli miglioramenti che portino a un cambiamento positivo significativo.

Se il miglioramento continuo non è l’obiettivo finale, ma il processo continuo che deve essere adottato per fare in modo che anche i piccoli cambiamenti possono portare a grandi risultati, è naturale voler sapere come è possibile ottenerlo e come migliorarsi costantemente.

Ecco dei principi importanti da tenere a mente:

• Coinvolgimento di tutti i membri dell’organizzazione: l’obiettivo è quello di creare un ambiente di lavoro in cui tutti collaborano in team per raggiungere obiettivi comuni, dove ognuno condivide le proprie conoscenze e mette a disposizione degli altri le esperienze;
• Eliminazione degli sprechi: si tratta di una missione importante che si raggiunge attraverso l’implementazione di processi sempre più efficienti che non facciano perdere tempo, risorse ed energie preziose;
• Costante monitoraggio delle performance: per apportare dei cambiamenti continui vanno identificati i processi produttivi ormai inefficienti per eliminarli e si devono introdurre nuovi procedimenti e tecniche, al fine di aumentare non solo la produttività ma anche l’efficienza.

Per tenere traccia di tutto ciò, lo stesso metodo Kaizen prevede l’utilizzo di alcuni strumenti specifici:

1. diagramma di Ishikawa (o diagramma a causa ed effetto) per analizzare le cause dei problemi
2. diagramma di flusso
3. mappa del valore aggiunto
4. analisi dei tempi
5. tecniche di brainstorming per generare nuove idee

Ti consigliamo di leggere questo interessante articolo, di approfondimento circa le metodologie di brainstorming. Comincia anche tu a chiarirti le idee…https://oltremeta.it/migliora-la-tua-azienda/brainstorming

KAIZEN METODO: Scopri le 7 regole d’oro per conoscere questa filosofia

Le regole d’oro del metodo Kaizen, che possono essere adottate per implementare il miglioramento continuo in modo efficace, sono le seguenti:

1. Coinvolgere tutti i dipendenti: ci deve essere un processo condiviso da tutta l’organizzazione, coinvolgendo ogni dipendente al fine di raggiungere gli obiettivi comuni;
2. Identificare i problemi: la prima cosa da fare è individuare i problemi o le inefficienze presenti nell’organizzazione. Solo conoscendo i problemi è possibile iniziare a risolverli;
3. Stabilire obiettivi realistici: gli obiettivi devono essere definiti in modo preciso e realistico, al fine di evitare frustrazioni e fallimenti;
4. Monitorare costantemente i progressi: il monitoraggio costante dei progressi è essenziale per valutare l’efficacia delle azioni intraprese e correggere eventuali errori durante il processo e non alla fine quando è più complicato;
5. Sperimentare nuove soluzioni: il metodo prevede l’interesse e l’aiuto di tutti nel cercare nuove idee per risolvere i problemi identificati. È importante sperimentare diverse opzioni per trovare la soluzione più adatta;
6. Valutare il feedback dei dipendenti: se i dipendenti sono coinvolti attivamente nel processo decisionale, il loro feedback sarà importante e deve essere ascoltato attentamente per un miglioramento continuo;
7. Celebrare i successi: ogni traguardo ottenuto (seppur piccolo) deve essere celebrato come una conquista importante, al fine di motivare i dipendenti a continuare a impegnarsi nel processo di miglioramento. 

Seguendo queste semplici regole è possibile creare un ambiente di lavoro più produttivo, dove ogni dipendente è considerato importante e contribuisce attivamente al successo dell’organizzazione.

Da ciò si ricava un clima lavorativo positivo, che diverrà sicuramente più proattivo ed efficiente, dove è possibile instaurare relazioni di fiducia. Sembra un sogno vero? Invece seguendo queste regole lo puoi realizzare anche tu.

Con la tecnica Kaizen si punta a creare una cultura dell’innovazione. Essa non solo è collegata al miglioramento continuo per eliminare i processi che non funzionano più, ma tende verso la collaborazione all’interno dell’organizzazione.

L’azienda che adotta questo sistema incoraggia la discussione perché è aperta alle idee, non è spaventata dal cambiamento (anzi lo cerca a piccoli dosi per migliorarsi), promuove la creatività e l’impegno dei propri dipendenti per raggiungere obiettivi comuni. 

Ecco che il metodo Kaizen non è solo filosofia e teoria, ma prevede un’impostazione pratica concreta, secondo cui si lavora per identificare i problemi e si collabora per trovare soluzioni.

Il Kaizen metodo, in sintesi, rappresenta un approccio olistico al miglioramento continuo e grazie alla sua impostazione pratica e concreta, può essere applicato con successo in molte organizzazioni a prescindere dal settore o dalla dimensione aziendale. Gli elementi fondamentali sono:

• l’atteggiamento positivo verso il cambiamento
• la partecipazione attiva di tutti i membri dell’organizzazione
• la comunicazione
• l’analisi dei dati (attraverso gli strumenti elencati sopra)
• la qualità perché l’obiettivo finale del miglioramento continuo non è (solo) il maggior guadagno dato da un’elevata efficienza, ma è soprattutto fornire prodotti o servizi di alta qualità ai propri clienti

E’ importante soffermarsi sul primo punto, ovvero sull’atteggiamento positivo nei confronti dei cambiamenti. Si potrebbe affermare che in realtà il cambiamento non ci piace perché ci spaventa, ma non possiamo evitare che arrivi. O ci adattiamo o rimaniamo indietro.

Avere un atteggiamento positivo nei confronti del cambiamento non vuol dire autoconvincersi che gli ostacoli e i problemi non esistono. Al contrario, significa accogliere anche le difficoltà perché fanno parte del percorso e molto spesso ci aiutano a crescere.

Ci sono 5 fasi legate al cambiamento che sono accompagnate da diverse emozioni. Quando abbiamo un nuovo obiettivo o un nuovo percorso da affrontare, la novità ci piace e ci entusiasma. Tutto ci sembra possibile perché abbiamo un alto grado di motivazione.

Tuttavia, al primo ostacolo che incontriamo già ci sentiamo frustrati e il nostro entusiasmo scema via. In questa fase diventiamo pessimisti, mettiamo in dubbio l’intero percorso e noi stessi. Siamo chiusi in un vortice di pensieri negativi il quale ci comunica fondamentalmente che in fondo stavamo meglio prima e che il cambiamento ci sta portando a stare peggio quando in realtà doveva migliorarci.

Se supererai questa fase, focalizzandoti su uno step alla volta, riuscirai a sviluppare un atteggiamento di speranza per il cambiamento in atto e riacquisterai piano piano l’ottimismo dell’inizio che ti spinge ad arrivare fino alla meta. Purtroppo, la maggior parte delle persone si scoraggia alla seconda fase e non apporta nessun cambiamento effettivo nella propria vita. 

Iniziare un nuovo cammino spaventa. Ma dopo ogni passo che percorriamo ci rendiamo conto di come era pericoloso rimanere fermi.

Roberto Benigni, attore

Plan, Do, Check, Act. Repeat! 

Veniamo ora al punto cruciale di questo metodo, ovvero le 4 fasi per il miglioramento continuo che sono: pianificazione, attuazione, valutazione e standardizzazione.

La prima fase è quella della pianificazione e della preparazione. Qui si identifica l’area che si vuole sottoporre al miglioramento. Inoltre, vengono identificati gli obiettivi dell’organizzazione e i processi critici da migliorare. Fin da subito vengono coinvolti i membri del team per garantire una visione completa del processo e per prendere in considerazione tutte le prospettive. 

Con la fase di attuazione si entra nella pratica, poiché si comincia ad introdurre tutte quelle modifiche necessarie per il miglioramento del processo o settore identificato nella fase precedente. In questo momento, i membri del team lavorano insieme per mettere a disposizione le migliori pratiche e tecnologie disponibili.

La terza fase è quella della valutazione, ovvero la misurazione dei risultati ottenuti fino a qui. Come abbiamo visto, una delle regole d’oro di questo metodo è proprio il costante monitoraggio, fondamentale al fine di comprendere se le modifiche apportate stanno portando al risultato desiderato o se è necessario implementare ulteriori modifiche.

L’ultima fase è quella della standardizzazione, la quale prevede che le nuove procedure sperimentate e monitorate nelle fasi precedenti diventino la nuova norma all’interno dell’organizzazione, perché ritenute efficienti. 

Le 4 fasi vengono sintetizzate anche così: PLAN, DO, CHECK, ACT, che si susseguono in un ciclo virtuoso, continuo nel tempo, senza interruzioni o bruschi cambiamenti. 

Metodo Kaizen in una settimana. Ecco come mettere in pratica concretamente le 4 fasi del metodo Kaizen.

La settimana Kaizen è una pratica efficace per implementare il metodo del miglioramento continuo. Durante questa settimana (intesa come tempo in cui si mettono in atto le fasi di plan, do, check, act) un team di dipendenti si concentra su un’area specifica dell’azienda e si impegna a identificare e risolvere i problemi, eliminare gli sprechi e ottimizzare i processi.

In questo periodo di tempo il team si riunisce quotidianamente per condividere idee, fare osservazioni, analizzare dati e pianificare le azioni da intraprendere. Il processo coinvolge tutti i livelli dell’organizzazione, dal management agli operatori di produzione, e mira a creare un ambiente di collaborazione e partecipazione attiva.

E’ proprio nella capacità del team di lavorare insieme che si trova la chiava del successo della settimana Kaizen. Se non si riesce ad adottare un approccio orientato al risultato con chiarezza e collaborazione fin dall’inizio non si raggiungeranno gli obiettivi prefissati. 

Implementare la settimana Kaizen non basta. E’ sicuramente un potente strumento per portare l’organizzazione al miglioramento. Tuttavia, per sfruttarne appieno i benefici, il metodo Kaizen deve essere integrato nella cultura aziendale a lungo termine. E’ altresì vero che questo comporta impegno e sforzo costanti e maggiori. 

Esiste un solo metodo Kaizen?

Per fortuna non esiste un solo metodo rigido e ferreo da adottare per implementare il miglioramento continuo in azienda. E’ possibile dire che ci sono diversi tipi di Kaizen, che ogni organizzazione può scegliere in base a cosa si adatta maggiormente alle sue esigenze specifiche.

In un certo qual modo il “lean management” è una metodologia che fa parte della cultura Kaizen. Esso ha come obiettivo il miglioramento dei processi attraverso l’eliminazione degli sprechi e l’ottimizzazione delle attività che creano valore per il cliente. Mira a creare, quindi, maggiore stabilità per la crescita costante dell’organizzazione.

La “produzione agile” si accoda perché si concentra sul rispondere rapidamente alle esigenze del cliente. Per cui porta avanti due pilastri della filosofia Kaizen, ovvero il cambiamento e la qualità. 

Ecco a te una lettura di approfondimento sulla leadership agile: https://oltremeta.it/migliora-la-tua-azienda/leadership-agile-principi 

Il metodo Kaizen per uso personale

Il metodo Kaizen è flessibile e non si utilizza solo in ambito aziendale e lavorativo. Esso può essere applicato anche a livello personale, per migliorare la propria vita privata, sociale e relazionale. In virtù del fatto che siamo spaventati dal cambiamento, affrontarlo con gradualità e continuità ci incoraggia a fare piccoli passi alla volta senza arrestarsi mai.

Per applicare il metodo Kaizen nella tua vita, devi iniziare con piccoli passi. Devi innanzitutto cominciare con un’analisi obiettiva della tua routine quotidiana attuale. Questo è il punto di partenza per comprendere quali sono le aree da migliorare.

Una volta individuate, infatti, puoi passare alla fase successiva scomponendo i macro obiettivi in piccoli compiti che puoi affrontare meglio senza sentirti sopraffatto da emozioni spiacevoli quali ansia, angoscia e stress. Ciò ti permetterà anche di mantenere la tua motivazione alta e non cadere nella seconda fase del cambiamento visto precedentemente. 

Il metodo Kaizen applicato a livello personale ci vuole insegnare che ogni giorno si possono apportare piccoli cambiamenti significativi. Tutto ciò serve a innovarsi quotidianamente e reinventarsi sulla base del miglioramento costante.

Tutti possiamo reinventarci. Se ci accorgiamo di non esser felici, diamoci una seconda possibilità.

Luciano De Crescenzo, scrittore.

Ma vediamo nella partica quali sono i modi con cui si può applicare il metodo Kaizen nella vita personale? Leggi qui:

• Metodo 5s: Seiri, Seiton, Seinso, Seiketsu, Shitsuke. Esso prevede di eliminare gli sprechi, organizzare il proprio spazio, pulirlo e tenere tutto in ordine 
• Piccoli cambiamenti: invece che iniziare la dieta drastica “lunedi prossimo”, con questo approccio si inizia fin da subito con piccoli cambiamenti nell’alimentazione o nello stile di vita. Non porta a nulla eliminare bruscamente una cattiva abitudine, come quella del fumo. Ecco perché smettere gradualmente è più efficace. 
• Maggiore flessibilità: è importante non evitare il cambiamento rimanendo statici, piuttosto suggeriamo di accogliere il cambiamento gradualmente.

In conclusione, adottare il metodo Kaizen significa cercare il miglioramento continuo. E’ un modo per l’azienda di efficientarsi, eliminare gli sprechi, creare un clima lavorativo migliore e crescere.

Per il singolo individuo, invece, si tratta di un modo per iniziare il processo di crescita, per instaurare nuove (sane) abitudini, per avere un approccio più organizzato nei confronti delle cosa da fare e gestire durante la giornata o la settimana. 

Si tratta senza dubbio di una filosofia da abbracciare e fare propria, tenendo a mente il motto: “senza fretta ma senza sosta“.

Solo così si raggiungeranno grandi obiettivi, un passo alla volta. Inoltre, è bene ricordarsi di verificare se questi cambiamenti siano produttivi per noi per rinforzarli, oppure eliminarli o rivederli se non corrispondono alla nostra efficienza.  

Approfondimenti: kaizen institute.

Il Kaizen Institute è un’organizzazione rinomata a livello mondiale, specializzata nella consulenza e formazione per il miglioramento continuo dei processi aziendali. Fondato nel 1985 da Masaaki Imai, il termine “Kaizen” deriva dalle parole giapponesi “Kai” (cambiamento) e “Zen” (migliore), rappresentando l’idea di un cambiamento costante verso il miglioramento.

La missione del Kaizen Institute è quella di aiutare le aziende a implementare pratiche di miglioramento continuo, ottimizzando così la qualità, l’efficienza e la produttività. Questo viene realizzato attraverso una vasta gamma di servizi che includono consulenza strategica, workshop formativi, eventi e pubblicazioni.

Uno degli aspetti distintivi del Kaizen Institute è il suo approccio pratico e personalizzato. Gli esperti dell’istituto collaborano strettamente con le aziende clienti per identificare le aree critiche di miglioramento e sviluppare soluzioni su misura. Questo coinvolge spesso tecniche come il Lean Management, il Six Sigma e altre metodologie orientate alla riduzione degli sprechi e all’incremento della qualità.

Il Kaizen Institute offre anche una vasta gamma di risorse educative, tra cui libri, articoli, case study e corsi online. Queste risorse sono progettate per aiutare i professionisti a comprendere meglio i concetti Kaizen e applicarli efficacemente nelle loro organizzazioni.

kaizen storie

Il Kaizen Institute è un’organizzazione rinomata a livello mondiale, specializzata nella promozione e nell’implementazione dei principi del Kaizen. Questo termine giapponese, che significa “miglioramento continuo”, rappresenta una filosofia di lavoro che mira a ottimizzare i processi produttivi e gestionali attraverso piccole ma costanti innovazioni.

Uno degli aspetti più interessanti del Kaizen Institute sono le “Kaizen stories”, o storie di miglioramento continuo, che illustrano come le aziende di vari settori abbiano applicato con successo i principi del Kaizen per ottenere risultati significativi.

Ad esempio, una nota azienda manifatturiera ha utilizzato il Kaizen per ridurre i tempi di produzione del 30%. Attraverso un’analisi dettagliata dei processi esistenti e l’implementazione di piccoli cambiamenti incrementali, come la riorganizzazione delle postazioni di lavoro e l’adozione di strumenti più efficienti, l’azienda è riuscita a ottimizzare la propria catena produttiva senza investire ingenti risorse finanziarie.

In un altro caso, una società nel settore sanitario ha migliorato la qualità dell’assistenza ai pazienti grazie al Kaizen. Hanno identificato aree critiche nei loro processi operativi e introdotto modifiche mirate per ridurre i tempi d’attesa e aumentare la soddisfazione dei pazienti. Questi cambiamenti hanno portato non solo a un miglioramento della qualità del servizio, ma anche a una riduzione dei costi operativi.

Le storie di successo come queste dimostrano l’efficacia del metodo Kaizen nell’ambito industriale e sanitario, ma i suoi principi possono essere applicati in qualsiasi contesto organizzativo. Le aziende che adottano il Kaizen non solo ottengono benefici tangibili in termini di efficienza e qualità, ma creano anche una cultura aziendale focalizzata sulla crescita continua e sull’innovazione.

L’esperienza del Kaizen Institute mostra chiaramente che il miglioramento continuo è alla portata di tutti coloro che sono disposti ad analizzare criticamente i propri processi e ad attuare cambiamenti strategici. Questi esempi concreti offrono ispirazione e guida per chiunque voglia intraprendere un percorso verso l’eccellenza operativa.