La matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che aiuta a assegnare le priorità tra le attività da svolgere in base alla loro importanza e urgenza. Serve, quindi, per catalogare i task e i compiti da portare a termine.

Essa aiuta a concentrarsi sulle attività importanti e a gestire meglio il tempo, evitando di essere distratti da attività non essenziali. Inoltre, questo strumento, migliorando la produttività, contribuisce anche a ottenere un maggiore benessere personale.

Se ti interessa l’argomento della produttività qui trovi un articolo del blog più approfondito molto interessante: https://oltremeta.it/raggiungi-gli-obiettivi/produttivita-personale 

A questo punto cerchiamo di chiarire chi era questo personaggio da cui prende il nome questo strumento cosi utile.

La storia di Eisenhower

La matrice oggetto di questo articolo è stata ideata da Dwight D. Eisenhower. Perché lo ricordiamo ancora oggi?

Era un generale americano che si è distinto per le sue capacità di ufficiale dell’esercito durante la prima e la seconda guerra mondiale. Dopo la guerra, è diventato un eroe nazionale e le sue abilità di comandante lo hanno spinto a candidarsi per le elezioni presidenziali.  Difatti, diventò il 34° presidente degli Stati Uniti d’America nel 1952. 

L’importanza di questo personaggio rispecchia la rilevanza della matrice che contiene al suo interno tutti i metodi utilizzati dal comandante. Metodi, intendiamoci, per gestire ed organizzare. Lui li usava per condurre il suo esercito in una battaglia, noi oggi li usiamo per gestire il nostro tempo.

Cosa afferma il principio di Eisenhower?

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti.”

Questa frase, attribuita al generale e presidente statunitense negli anni Cinquanta, è alla base del metodo di Eisenhower, incentrato sull’ottimizzazione del tempo che si basa su una matrice, detta per l’appunto matrice di Eisenhower.

Partendo da due termini fondamentali, urgente e importante, è opportuno precisare che “importante” è un concetto soggettivo, poiché per ognuno di noi ci sono cose differenti che vengono classificate come importanti in momenti diversi e, soprattutto, ciò che è importante è legato a principi e obiettivi che variano e mutano nel tempo.

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, in quanto dipende unicamente da una variabile assoluta per tutti: il tempo. Quando un’attività ha una scadenza o va eseguita con una certa tempistica, allora si usa il concetto di urgente.

La matrice di Eisenhower è uno dei punti fermi nel panorama ampio e in continuo divenire della gestione del tempo. Poiché il tempo è una variabile indipendente dal valore dell’essere umano, ciascuno di noi tenta di controllare lo scorrere del tempo cercando di vivere al massimo le 24 ore al giorno che si hanno a disposizione.

Perché la gestione del tempo è importante? Per moltissime e validissime ragioni. Eccone alcune:

• Efficienza: quando riusciamo a fare di più in meno tempo siamo efficienti. Questo, oltre ad essere gratificante a livello personale, è soddisfacente per i risultati concreti che vediamo, poiché abbiamo liberato del tempo che possiamo spendere per altre attività più piacevoli;
• Riduzione dello stress: ormai si sa che lo stress fa male, non solo a livello psicologico ma anche fisico, per cui dovremmo cercare di ridurre al minimo tutte quelle situazioni che lo provocano. Come? Sicuramente evitando una cattiva gestione del tempo, ma al contrario si deve cercare di avere un programma ben organizzato. Se ci riduciamo a fare le cose all’ultimo minuto, sarà assicurato un alto livello di stress;
• Maggiore produttività: chi commette errori nel proprio lavoro? Chiunque. E questo accade perché siamo distratti. Una buona organizzazione, assieme all’efficienza e al minor stress citati nei punti precedenti, fanno aumentare la concentrazione, la quale aiuta la nostra produttività;
• Migliore qualità del lavoro: quando si ha abbastanza tempo per fare le cose in modo accurato, si è in grado di produrre un lavoro di qualità superiore. Difatti, possiamo sintetizzare questo punto ricordando che qualità fa rima con tranquillità;
• Maggiore equilibrio nella vita: oggigiorno si parla spesso di work-life balance, ma come ottenerlo veramente? L’equilibrio tra la vita professionale e quella privata non è utopico e una buona gestione del tempo ci aiuta sicuramente. Grazie ad essa siamo in grado di gestire le attività lavorative e avere anche più tempo per se stessi, la famiglia, gli amici e le attività ricreative. Non male vero?

Quali sono i quadranti della matrice di Eisenhower? 

Entrando nella sostanza pratica dello strumento, si tratta di una tabella con 2 colonne e 2 righe che formano 4 quadranti che corrispondono a 4 categorie di attività da svolgere.

E’ tutto più semplice da comprendere con un immagine.

I 4 quadranti sono:

• Q1=crisi: urgente e importante
• Q2=qualità: importante ma non urgente
• Q3=inganno: urgente e non importante
• Q4=spreco: non importante e non urgente

Nel quadrante 1 troviamo la prima categoria di attività, ovvero quelle urgenti e importanti, che vanno gestite immediatamente. Qui troviamo, per esempio, le emergenze, le scadenze importanti, i problemi critici.

E’ definito il quadrante della crisi perché si tratta appunto di azioni da svolgere subito ed esse comportano anche responsabilità, pressione e talvolta stress, che portano a commettere più errori senza avere il tempo di porvi rimedio.

Proprio a causa di queste conseguenze negative e spiacevoli, tutto ciò che è un’attività importante e urgente, che rientra nel primo quadrante della crisi, vanno ridotte al minimo, al fine di non perdere il controllo della situazione e gestire i task con costanza. Al contrario, non sarai più tu a gestire il tempo, ma saranno gli impegni a gestire te.

Nel quadrante 2, ovvero quello delle attività importanti ma non urgenti, si dà importanza alla pianificazione, in special modo alla pianificazione strategica. Quest’ultima permette di fare un quadro della situazione in maniera più tranquilla (senza le pressioni dell’urgenza) per poi controllare le attività da svolgere in seguito.

Esso è definito anche il quadrante della qualità perché più si resta in questa situazione di pianificazione e più si avrà il controllo della situazione, portando avanti progetti di medio o lungo termine. 

E’ in questa area che si può pensare al proprio miglioramento con la formazione e la crescita personale. In questo secondo quadrante la parola chiave è qualità, infatti con la pianificazione gestisci meglio il tuo tempo, sarai più rilassato e migliorerà la qualità della tua vita, influendo anche sul tuo equilibrio e sul tuo benessere psico-fisico.

Attenzione! Non rimandare le attività pianificate in questo quadrante perché la procrastinazione ci farebbe tornare nel primo quadrante caratterizzato da stress, ansia e maggiore probabilità di errore.

Il terzo quadrante è quello dell’inganno. In esso vengono catalogate tutte quelle attività urgenti ma non importanti. L’inganno sta proprio nel saper definire questa tipologia di task, ovvero tutte quelle azioni che vanno svolte immediatamente perché sono appunto urgenti. Queste attività, però, non contribuiscono significativamente al raggiungimento degli obiettivi a lungo termine, ma vanno comunque gestire.

Appartengono a questa categoria, per esempio, le riunioni improvvise, le telefonate o le email non importanti a cui però bisogna rispondere. Solitamente in questo quadrante rientrano tutte le attività che provengono da situazioni esterne o che dipendono da persone al di fuori di noi, per cui non le possiamo pianificare in anticipo.

E’ necessario non soffermarsi troppo nel quadrante 3, perché esso contribuirà a rubarti energie e risorse impiegabili in maniera più significativa per altre attività più rilevanti per te.

Nel quarto e ultimo quadrante ci sono le attività non urgenti e non importanti, ovvero le azioni superflue. Possiamo inserire in questo quadrante tutte le distrazioni, le scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Stare in questo quadrante vale a dire farsi risucchiare energie e risorse dai cosiddetti vampiri del tempo.

Attenzione! Lo svago è importante così come sono importanti gli hobby e le altre attività al di fuori del proprio lavoro, ma possono essere gestiti attraverso una programmazione al fine di far rientrare queste azioni piacevoli nel quadrante 2 della qualità, per migliorare altre sfere della nostra vita e vivere meglio. 

Quando tutto è urgente niente è urgente?

Da quanto emerso finora, è bene tenere a mente che non tutto ciò che è urgente è importante e non tutto ciò che noi riteniamo importante va svolto con urgenza.

Se considerate tutto urgente allora state commettendo un errore perché non sapete definire le priorità. E’ importante gestire le attività stabilendo una gerarchia di priorità per evitare che tutto sia ugualmente importante cadendo nel caos. 

Non temete, di seguito troverete le soluzioni per schivare la confusione generale e aumentare la focalizzazione sulle attività prioritarie. 

Quindi, come individuare le priorità?

Alla base del metodo che usa la matrice di Eisenhower ci sono i nostri impegni, le nostre attività, i compiti da svolgere e i task da eseguire. Per prima cosa è necessario fare un elenco di tutte le attività che svolgiamo in una giornata tipo e collocarle nei vari quadranti. Così avremo un quadro generale di come gestiamo il nostro tempo.

Se, ad esempio, ci sono troppe attività sul primo quadrante allora saremo sempre sopraffatti dagli impegni e non riusciremo mai a pianificarli per tempo. Quindi sarà necessario portare la propria attenzione sulle attività di programmazione per migliorare la qualità. O ancora, se capiamo che svolgiamo troppe attività inutili, dobbiamo trovare un metodo per cambiare le cose.

Un piccolo consiglio utilissimo, puoi scoprire il corso di formazione sugli obiettivi firmato Oltremeta: https://formazione.oltremeta.it/courses/obiettivi-e-piani-d-azione 

Per individuare le priorità ci sono varie tecniche:

• Analisi del valore: aiuta a valutare le attività in base al loro valore o ruolo legato al raggiungimento degli obiettivi. Perciò, ci si deve concentrare sulle attività che effettivamente ci aiutano a raggiungere gli obiettivi;
• Analisi del tempo: aiuta a valutare il tempo che realmente impieghiamo per svolgere e completare delle azioni, così da sapere quanto concentrarsi e per quanto tempo su attività differenti;
• Analisi del costo: aiuta a valutare le attività in termini di tempo, denaro e risorse utilizzate per svolgerle. in questo modo, si saprà quali attività richiedono più risorse e si pianificheranno. 

Matrice di Eisenhower o matrice di Covey?

In seguito a quanto teorizzato da Eisenhower, Stephen Covey, scrittore e consulente di gestione statunitense, riprese il metodo Eisenhower creando una sua matrice. La matrice di Eisenhower e quella di Covey sono molto simili, infatti entrambe hanno una struttura formata da 4 quadranti e sono strumenti utilizzati per la gestione del tempo e delle attività. 

In particolar modo, i 4 quadranti della matrice di Covey sono:

1. Quadrante dell’urgenza: attività importanti e urgenti da gestire immediatamente
2. Quadrante delle priorità: attività importanti ma non urgenti da pianificare per il futuro
3. Quadrante delle deleghe: attività non importanti ma urgenti da delegare ad altre persone. Anche l’azione della delega richiede le giuste soft skills affinché sia efficace ed efficiente. Qui trovi un corso sull’argomento: https://formazione.oltremeta.it/courses/delega-e-feedback 
4. Quadrante del disimpegno: attività non importanti e non urgenti da eliminare o rinviare

Covey presenta la sua matrice pubblicando il libro “I sette pilastri del successo” nel 1991. Esso non è un manuale, ma presenta un approccio per gestire il tempo e la propria vita in maniera efficace. E’ un metodo che, se correttamente applicato, permette di aumentare la capacità di raggiungere obiettivi personali e professionali.

Covey afferma che per ottenere successo, occorre innanzitutto riflettere sulle proprie abitudini, sui propri comportamenti quotidiani, affinché il cambiamento avvenga dall’interno e diventi pratica di vita e di lavoro.

Criticità della matrice di Eisenhower

Nonostante la matrice di Eisenhower sia uno strumento molto utile per la gestione del tempo, presenta alcuni limiti che è importante considerare:

• Limitazione soggettiva: la classificazione delle attività in base all’urgenza e all’importanza è soggettiva e dipende dalle percezioni individuali. Ciò significa che ci possono essere differenze tra le priorità di una persona e quelle di un’altra, anche per lo stesso tipo di attività;
• Mancanza di flessibilità: la matrice di Eisenhower potrebbe non essere sufficientemente flessibile per gestire situazioni impreviste o emergenze, in cui le priorità devono essere ripensate rapidamente;
• Non considera la complessità delle attività: la matrice di Eisenhower non tiene conto della complessità delle attività da svolgere. Alcune attività potrebbero richiedere più tempo o risorse rispetto a quanto previsto, il che può influire sulla loro urgenza e importanza;
• Rischio di procrastinazione: se non si è disciplinati, si corre il rischio di procrastinare le attività che non sono urgenti ma importanti. La matrice di Eisenhower richiede una certa disciplina per gestire queste attività in modo efficace, e non rimandarle all’infinito, che non tutti possiedono fin da subito senza una buona motivazione.

Alternative alla matrice di Eisenhower

Come abbiamo visto, la matrice di Eisenhower presenta dei limiti, ma ci sono altri strumenti validi di gestione del tempo. Vediamoli insieme!

1. Metodo pomodoro: si concentra sulla suddivisione del lavoro in sessioni di tempo definite (tipicamente di 25 minuti), seguite da brevi pause. Questo metodo può aiutare a migliorare la produttività e la concentrazione, spezzando il lavoro in blocchi più gestibili.
2. To-do list: le liste di cose da fare sono un modo semplice ed efficace per organizzare il lavoro e tenere traccia delle attività da svolgere. Le to-do list possono essere suddivise per priorità, urgenza o tema, e possono essere realizzate su carta o con l’aiuto di applicazioni per la gestione delle attività;
3. Matrice Urgente/Non urgente: simile alla Matrice di Eisenhower, la Matrice Urgente/Non urgente è un’altra tecnica di gestione del tempo che si concentra sulla distinzione tra le attività che richiedono un’attenzione immediata e quelle che possono essere pianificate a lungo termine. Questa matrice può essere utile per coloro che preferiscono una suddivisione più semplice e diretta delle attività;
4. Gestione del flusso di lavoro: esistono molte applicazioni e software di gestione del flusso di lavoro disponibili che possono aiutare a organizzare le attività, delegare i compiti e monitorare lo stato dei progetti in tempo reale. Questi strumenti sono particolarmente utili per le attività di team e i progetti complessi.

In conclusione, è possibile affermare che esistono molte tecniche e strumenti di gestione del tempo disponibili, che possono essere usati al posto della matricedi Eisenhower o in combinazione con essa.

Che aspetti? Trova il metodo che fa al caso tuo per iniziare ad essere la versione migliore di te grazie ad una gestione del tempo più efficace!

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