Il mito della produttività ha idealizzato l’atteggiamento busy e oggi la maggior parte delle persone sembra sentirsi in colpa se non è indaffarata quanto gli altri dicono di essere. E qui sorge una domanda essenziale: quante delle persone che si professano schiacciate dagli impegni sono effettivamente produttive? E poi, spostandosi sul personale: quante delle tue giornate con l’agenda strabordante ti consentono effettivamente di raggiungere i tuoi obiettivi?

In questo articolo tracciamo un’introduzione alla produttività personale e condividiamo qualche consiglio utile per migliorarla.

Efficienza e produttività: perchè sono importanti

Come timidamente accennato nel paragrafo precedente, l’efficienza produttiva è molto diversa dal numero e dall’entità degli impegni segnati in agenda.

L’ingenuità può portarci a pensare che essere produttivi equivalga ad avere il maggior numero di cose da fare possibile, quando invece l’accento dovrebbe cadere sulla quantità di risultati che riusciamo a raggiungere.

Torniamo all’immagine dell’agenda: dando un’occhiata a due pagine di due diversi taccuini giornalieri, probabilmente penseremmo che la persona più produttiva è quella che ha fissato sette obiettivi rispetto a chi ne ha prospettati soltanto tre.

Ora però immaginiamo che il primo individuo raggiunga soltanto quattro dei risultati auspicati mentre il secondo ne porta a casa due – è evidente che la persona con l’agenda meno folta ha raggiunto, a livello percentuale, un maggior tasso di produttività (66,7 contro 57%).

Le questioni di efficienza e produttività dipendono da tantissimi fattori diversi, prima tra tutte la difficoltà a mantenere la concentrazione che affligge praticamente tutti coloro che vivono immersi in una quotidianità fatta di sollecitazioni continue, media pervasivi e comunicazioni sempre più fluide.

Una notifica Facebook, un messaggio WhatsApp, un’e-mail, il collega che si sporge dalla porta per una domanda decontestualizzata: ogni piccola o grande distrazione ci fa perdere mediamente tra i 12 e i 18 minuti di attenzione profonda, una quantità di tempo assolutamente non trascurabile se rapportata alla quantità di volte in cui qualcosa o qualcuno ci provoca una distrazione.

Diventare impermeabili alle seduzioni della deconcentrazione si trasforma in una risorsa essenziale non soltanto per essere più produttivi ma anche (cosa importantissima) per raggiungere gli obiettivi professionali nel giusto lasso di tempo senza mettere a repentaglio quello che dovrebbe restare a nostra disposizione per la cura e le attività personali.

Produttività personale e tempo: una relazione chiave

Siamo tutti pronti a lamentarci per la mancanza di tempo ma quello che sembriamo dimenticare è che il tempo è un’entità sulla quale non abbiamo alcun controllo. Il suo scorrere è assolutamente democratico e uguale per tutti – ma allora perché qualcuno raggiunge così tanti risultati mentre qualcun altro non combina nulla?

Perché spesso il problema non è la mancanza di tempo ma il modo in cui il tempo a disposizione viene gestito. Imparare a non sprecarlo e a non permettere agli altri di farcene perdere a dismisura è il primo passo per sviluppare una produttività personale davvero soddisfacente.

Ecco tre fenomeni da contrastare per riprendere il controllo del tuo tempo:

Batti la procrastinazione

La procrastinazione (che può essere dettata dall’ansia, dalla svogliatezza o da altri fattori) ti spinge a rimandare qualcosa finché non è più possibile ignorarla. Oltre a diminuire drasticamente il tempo a disposizione per raggiungere l’obiettivo come si deve, però, procrastinare presenta anche un’altra criticità.

Se scegliamo di rimandare una task importante è quasi matematico che una parte del nostro cervello resterà sintonizzata, grazie all’intervento del senso di colpa, su quello che non stiamo facendo, togliendo attenzione alle cose alle quali in teoria ci staremmo effettivamente dedicando.

Abbatti gli stimoli

Le notifiche dello smartphone, le e-mail, le telefonate, i convenevoli: tutte cose capaci di distrarre e provocare una frattura della concentrazione pronta a far crollare il nostro tasso di produttività, ovvero la qualità e il numero di risultati che possiamo raggiungere in un dato lasso di tempo.

Adotta modalità di lavoro il più immersive possibili creando delle “isole” in cui ti imponi di non controllare il telefono e di non concederti pause o attività non attinenti a ciò che stai svolgendo. Vai in bagno, versati un bicchiere d’acqua e concentrati: tutto il resto può aspettare che tu finisca la tua sessione di lavoro profondo.

Sconfiggi i ladri di tempo

Anche i clienti e i collaboratori più affezionati o i tuoi stessi amici e familiari possono essere inconsapevolmente dei parassiti della tua agenda. “Più tardi ti chiamo”, “domani dobbiamo fare questo”, “com’è andata quella cosa che mi citavi l’altro giorno?” – il tempo è una risorsa preziosa che non può essere restituita: fai in modo che nessuno possa avere il controllo della tua agenda imponendosi sui tuoi ritmi e sul tuo workflow. Se una cosa non è davvero urgente (e la maggior parte delle cose non lo sono) può sicuramente aspettare la fine della tua sessione.

La tragedia degli open loop

Prendi il cameriere di un ristorante affollato nel pieno del turno più impegnativo e chiedigli che comande deve ancora portare a termine, poi domandagli quali piatti ha consegnato. Scoprirai con facilità che le persone tendono a ricordare con chiarezza i compiti non ancora conclusi e a rimuovere le task completate (e probabilmente che i camerieri indaffarati non sono troppo propensi a rispondere ai quesiti di uno sconosciuto).

L’esperimento contribuisce a isolare quello che conosciamo come “Effetto Zeigarnik”, individuato negli anni ’20 del secolo scorso dalla psicologa lituana alla quale deve il nome, Bluma Zeigarnik. L’effetto descrive perfettamente il modo in cui il cervello umano tende a rimanere incastrato nella rielaborazione di informazioni attinenti uno o più processi non conclusi.

Cosa c’entrano le comande incomplete dei camerieri con la nostra produttività? Semplice: finché non chiude un processo, ognuno di noi avrà una piccola porzione di cervello impegnata a concentrarsi su quell’interruzione e la produttività personale sarà molto meno che ideale. Due, cinque, dieci task iniziate e non completate equivalgono ad altrettante “slot” della nostra mente rese inutilizzabili per altri ragionamenti.

Questa conoscenza si traduce in un imperativo categorico che ci invita con irresistibile fermezza a non iniziare mille processi contemporaneamente ma a dedicarci con cura e completezza al lavoro affrontando (e concludendo) una task alla volta, segmentando i processi più impegnativi in frammenti svolgibili e completabili in una sessione di lavoro profondo.

Costruire un cervello aggiuntivo: l’importanza degli appunti

Scrivere le cose per ricordarle è taumaturgico: trasferire i pensieri in forma scritta li rende più chiari, sollecità la riflessione e sgombera la mente.

Un sistema di appunti studiato in maniera intelligente per essere pratico, sempre accessibile e categorizzabile (ossia diviso in modo da consentire una facile individuazione di ogni contributo) ci consente di creare una sorta di “cervello aggiuntivo” sul quale fare un backup dei nostri pensieri e progetti e attraverso il quale elaborare risultati con maggiore chiarezza e puntualità.

A livello di efficienza produttiva, inoltre, prendere appunti in maniera sistematizzata ci consente non solo di ragionare in maniera più completa ma anche di concretizzare quello che abbiamo in mente inviando al cervello il messaggio che un processo è stato completato e che può smettere di arrovellarsi sulla cosa scritta. Esatto: un loop è stato chiuso con successo!

Software produttività personale

La Rete pullula di software e app produttività personale pensate per migliorare efficienza e produttività.

Di seguito riportiamo una piccola lista di strumenti digitali utili per snellire il monitoraggio e il completamento dei processi:

• Evernote
• MeisterTask
• youproject
• Rescue Time
• Slack
• Todoist
• Trello
• notion

Produttività personale: sette consigli per migliorarla

Se hai trovato questo articolo e l’hai letto fino in fondo, probabilmente senti di aver bisogno di sviluppare una presa più salda sulla tua efficienza e sul modo in cui gestisci il tuo tempo per raggiungere gli obiettivi che desideri.

Ti salutiamo con una breve lista di consigli utili:

Crea buone abitudini

Per adottare un approccio al lavoro (e alla vita in generale) più proattivo che reattivo è una buona idea crearsi delle nuove abitudini che siano piacevoli e funzionali. Può trattarsi di una morning routine che sappia darti la carica e farti sentire bene, di un rituale che possa premiarti quando raggiungi un obiettivo o di un comportamento che renda le tue giornate più complete.

Dividi i progetti in unità di lavoro

Non c’è obiettivo che non possa essere scomposto in una serie di passaggi più piccoli. Atomizzare il lavoro significa spezzare una mansione in tranches più facilmente digeribili, un po’ quello che fai quando prendi un boccone masticabile staccandolo da una grossa fetta di pizza che non riusciresti a infilarti in bocca. Task più gestibili creano obiettivi intermedi capaci di generare dopamina, l’ormone della soddisfazione, e ti consentono di chiudere tanti piccoli loop anziché lasciarne aperto più a lungo uno ampio e gravoso.

Inizia dalla cosa più impegnativa

Ricordi cosa abbiamo detto sulla procrastinazione? Un ottimo modo per combatterla è iniziare la giornata facendo la cosa più rilevante in termini di urgenza o importanza. Una volta archiviata la task più impegnativa, infatti, la soddisfazione e il sollievo ti daranno la spinta per completare le altre mansioni e scorrere in modo più sereno ed efficiente la tua To Do list.

Crea il contesto adatto

Non lavorare in cucina tra le briciole della colazione o nella stessa fossa sul divano dalla quale guardi la TV. Quando ti metti all’opera in un contesto normalmente associato ad altre attività, il cervello reagisce di conseguenza: in camera avvertirai uno sconveniente torpore, a tavola ti verrà fame e una scrivania ingombra dei materiali che usi per i tuoi hobby ti porterà a fare voli fantasiosi che poco avranno a che fare con le tue task.

Consiglio aggiuntivo per i tempi di pandemia: vestiti! Forse non te ne accorgi, ma il tuo cervello sa come comportarsi quando indossi il pigiama.

Tira giù il multitasking dal piedistallo

È giunto il momento di smitizzare il multitasking: fare mille cose contemporaneamente presenta tendenzialmente più criticità che benefici, oltre a non essere così necessario come forse siamo abituati a credere.

Dal momento che accavallare diverse task genera distrazioni (anche se di stampo squisitamente lavorativo), la cosa migliore è procedere con una sorta di produttività minimalista che si concentri sulle singole cose da fare spuntando una alla volta tutte le voci della lista.

Pianifica sessioni di lavoro profondo

L’individuo medio è in grado di lavorare in maniera davvero efficiente per non più di 45 o 60 minuti alla volta. Scopri quali sono i tuoi limiti e costruisci sessioni di lavoro profondo compatibili con le tue capacità durante le quali ti dovrai imporre di disattivare le notifiche, riporre lo smartphone dove non puoi vederlo e non fare assolutamente nulla di diverso dal dedicarti alla task che vuoi completare.

Regalati un buon corso di produttività personale

Noi ne abbiamo creato uno con Giovanni Ronci, un maestro della produttività che ha condensato in poche ore un’enorme quantità di spunti che ci hanno aiutato a rivoluzionare il modo in cui vediamo e gestiamo il tempo. Se vuoi puoi dargli un’occhiata cliccando qui.

“Produttività non è essere indaffarati ma è produrre risultati di qualità.”

G. Ronci