Webinar, formazione online, web conference, e-learning… CHE CONFUSIONE! Sentiamo spesso questi termini, ma sappiamo davvero di cosa si tratti?

Oggi vogliamo fare chiarezza su cosa sia un webinar e come realizzarlo.

Di cosa parliamo quando diciamo “webinar”? Questo termine viene dalla fusione dei sostantivi inglesi WEB e SEMINAR; indica un evento online, accessibile live tramite una piattaforma, solo a chi è stato invitato o possiede le chiavi di accesso. Durante la sessione vengono presentati dei contenuti con l’aiuto di diversi strumenti (slide, video, note, link esterni, ecc.) e i partecipanti possono interagire con il relatore e tra loro.

Esistono diverse tipologie di webinar che si differenziano negli obiettivi, nel tipo di relazione tra i partecipanti e negli strumenti utilizzati. Esiste però una struttura di base, che consiste in questa successione di fasi:

1. ACCOGLIENZA DEI PARTECIPANTI: metterli a proprio agio e controllare che siano correttamente collegati, presentare alcune caratteristiche del webinar ed eventualmente della piattaforma, i conduttori e i relatori;
2. CICLO DINAMICO DEL WEBINAR: alternanza di momenti di trasmissione di contenuti e momenti di interazione tra relatore e partecipanti o tra i partecipanti stessi. Questo è il cuore del webinar e dovrebbe sempre iniziare con una breve presentazione dei temi principali che saranno trattati. Può assumere forme diverse a seconda della tipologia di webinar, ma in linea generale sarebbe opportuno alternare un momento di interazione ogni 10/15 min. di trasmissione dei contenuti, o comunque al termine di ciascun punto della presentazione, per mantenere viva l’attenzione del pubblico;
3. CHIUSURA: riepilogare i punti principali, i risultati emersi e i vantaggi per i partecipanti, e proporre una call-to-action.

Tipologie di webinar

Nonostante questi siano dei punti fermi per realizzare un webinar, i risultati possono essere anche molto diversi. Esistono infatti alcune tipologie di webinar che si distaccano dalla struttura più semplice, in particolar modo nella fase del ciclo dinamico.

WEB CONFERENCE: utilizzata in particolare per la trasmissione semplice di contenuti, in cui solitamente l’intervento dei partecipanti si limita alla richiesta di chiarimenti. Non è legato alla vendita o pubblicizzazione di un prodotto, ma più al personal branding e alla volontà di stabilire la propria presenza online;

WEB TRAINING: anche in questo caso è molto importante la trasmissione dei contenuti, ma questa volta allo scopo di insegnare qualcosa. Fondamentale qui è trasmettere credibilità, creare un legame con i partecipanti: diventa quindi importante mostrare il viso del relatore, come a simulare un’aula tradizionale;

WEB MEETING: il fulcro centrale di questa tipologia è la comunicazione reciproca e la collaborazione; la parte principale sarà quindi l’interazione tra i partecipanti, che deve essere guidata da una precedente presentazione del programma previsto e seguita da un momento di debriefing finale che riassuma i vari punti affrontati, e da una pianificazione per i momenti successivi al webinar;

PROMO WEBINAR: utilizzato come strumento per la promozione, pubblicizzazione, vendita e mktg di un prodotto/servizio, vede il momento cruciale concentrarsi nella fase di comunicazione antecedente al webinar. Successivamente diventa fondamentale la call-to-action, con la quale, alla fine della sessione, si inviterà i partecipanti all’azione desiderata.

Cosa dire in un webinar e come impostarlo? Cosa fare prima e dopo?

Ci sono degli elementi che ne facilitano la creazione e la riuscita:

– ANALISI: capire anticipatamente e, perché no, mettere nero su bianco quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere, qual è il nostro target e le sue caratteristiche, quali risorse e strumenti abbiamo a disposizione, entro quali tempistiche e spazi ci dobbiamo muovere;

– PROGETTAZIONE: pianificare quali aspetti andranno affrontati e trasmessi (emotivi? Comportamentali? Cognitivi?) e quale tipo di webinar andremo quindi a costruire;

– DEFINIRE I CONTENUTI: stabilire una tematica principale che sarà anche il titolo del webinar; la svilupperemo in 3-5 punti max., con relative ulteriori sottocategorie. Otterremo alla fine una scaletta, che, almeno per le prime sessioni di webinar che produciamo, sarebbe opportuno tenere vicina;

– RISORSE ONLINE: oltre alla piattaforma in cui si terrà il nostro webinar, dobbiamo creare del materiale online pre- e post-webinar – pagine informative; eventi o post sui social con i dettagli; pagina di accesso per l’eventuale registrazione e le indicazioni sui requisiti; pagina post-evento dove trovare la registrazione, eventuali offerte dedicate ai partecipanti e informazioni sulla call-to-action; mail specifiche per la conferma della partecipazione, l’accoglienza e i ringraziamenti, con eventuale materiale da scaricare;

– POST-WEBINAR: oltre alla mail di ringraziamento e all’invio del materiale, è bene raccogliere dei feedback dai partecipanti, per capire l’apprezzamento del pubblico ed eventuali aree di miglioramento. È possibile creare dei sondaggi con Google Documents o con SurveyMonkey. Prima di rendere disponibile la registrazione dell’evento, sarebbe inoltre opportuno rieditare il video, per migliorare e valorizzare i contenuti ed eventualmente poterli riutilizzare per scopi successivi.

Come scegliere la piattaforma giusta?

Spesso si fa l’errore di scegliere solo in base a criteri di prezzo. Dobbiamo invece tenere a mente che ognuna di esse ha delle caratteristiche diverse, delle funzionalità particolari ed un numero più o meno limitato di partecipanti che possono essere ospitati.

Molto conosciuto è Skype, che permette di fare chiamate (25 persone) e videochiamate di gruppo, condividere file e schermate, il tutto gratuitamente; funzioni simili possiedono anche Google Hangouts, che supporta però un minor numero di partecipanti (10), e Spreecast, che non è tuttavia propriamente una piattaforma per webinar, ma più semplicemente per video live o registrati.

A pagamento, ma ancora facilmente accessibili sono Meetcheap e Fuze: la prima risponde bene con un numero di persone non superiore a 100, prevede la funzione di teleseminar (solo voce), e ha un prezzo di 19,97$ l’anno; la seconda invece è gratuita per seminar con 25 partecipanti max. dopo di che ha un prezzo di 8$ fino a 125 partecipanti, permette di usufruire di 12 webcam e di condividere file e schermo.

Su una fascia di prezzo più elevata, ma anche molto utilizzati sono invece GoToWebinar e WebEx. Entrambi hanno delle opzioni di prezzo e degli strumenti diversi tra cui poter scegliere, adattandosi quindi a diverse esigenze.

Queste sono alcune delle opzioni base e più economiche, ma le alternative sono innumerevoli: imparate a capire quali sono le vostre esigenze, la portata dei vostri webinar e gli strumenti di cui avete bisogno prima di decidere.

Quindi possiamo dire che i webinar, siano essi sotto forma di web conference, web training, web meeting o promo webinar, hanno delle fasi comuni: accoglienza, ciclo dinamico e chiusura. Per realizzarli al meglio dobbiamo però analizzare e progettare con cura cosa vogliamo fare e dire durante il nostro evento, e come vogliamo che si svolga, per evitare che la situazione ci sfugga di mano. Abbiamo poi la possibilità di sfruttare moltissimi canali multimediali per pubblicizzare il nostro evento e coinvolgere i partecipanti, prima durante e dopo la sessione live, compresa la richiesta di feedback. Molto importante è la scelta della piattaforma, e delle sue funzioni.

Bene, ora che avete in mente i punti fermi, le tipologie di webinar e i consigli sulla realizzazione, utilizzate queste informazioni… o stravolgetele! Cercate di non confondervi nella massa di webinar mediocri e piatti, ma provate delle soluzioni alternative per essere efficaci e memorabili!