Riunioni efficaci: queste sconosciute! Quante volte ti è capitato di partecipare ad una riunione di cui non hai capito il senso e lo scopo finale? Quante volte dopo un meeting ti è sembrato di aver perso il tuo tempo?
Spesso le riunioni, di qualsiasi tipo esse siano, si rivelano inefficaci e appaiono come inutili perché sono mal pensate, organizzate, condotte e concluse.

Come fare riunioni efficaci: definiamo cosa sono

La riunione, di per sé è, invece, uno strumento organizzativo e lavorativo fondamentale che, se ben utilizzato, permette di aumentare la produttività e ridurre tempi e costi, con risultati ottimali!

La riunione efficace è quella che snellisce i processi, chiarisce i ruoli, assegna i compiti e verifica gli andamenti: il tutto in tempi concordati e prestabiliti, in un ambiente sereno e produttivo e con un output chiaro e soddisfacente per tutti i partecipanti.

Le diverse tipologie di riunione

Quasi tutte le attività lavorative, soprattutto quelle svolte in ambienti aziendali, hanno bisogno di momenti di incontro per la pianificazione, l’aggiustamento e il reindirizzo dei task. Insomma di riunioni se ne fanno tanto, le riunioni efficaci invece sono poche.

I meeting , non sono tutti uguali, o almeno non dovrebbero esserlo. 

Si distinguono a seconda del tipo di obiettivo da raggiungere, che è poi il motivo per il quale sono stati organizzati. 

Vediamo insieme le principali tipologie:

– meeting decisionali:

Si tratta di incontri durante i quali si devono prendere decisioni e fare scelte; ogni scelta presuppone almeno due alternative, per cui almeno due proposte devono essere presentate in maniera strutturata, durante la riunione. In questo tipo di meeting spesso è necessario applicare tecniche e strumenti di decision making.

– meeting analitici:

In questo tipo di riunioni si analizzano i problemi dell’organizzazione aziendale e se ne cercano le cause e le possibili soluzioni. I metodi e gli strumenti più utilizzati sono le tecniche di creatività e brainstorming, i processi strutturati di problem solving e, spesso il diagramma di causa effetto

– meeting di coordinamento

Si tratta delle riunioni fatte con i membri dello staff a scopo organizzativo; in questo tipo di incontri la comunicazione è a doppio senso e permette lo scambio di informazioni rilevanti tra i partecipanti. Si utilizzano i dibattiti, le interviste e strumenti di pianificazione condivisa delle attività e project management 

– meeting di formazione/informazione

Si tratta degli incontri in cui la comunicazione è tipicamente ad una sola via, ossia in cui il conduttore fornisce le informazioni, le nozioni o le direttive ai partecipanti. Per quanto semplici e poco intricati possano apparire questi tipi di riunione, bisogna prestare attenzione a molteplici aspetti, affinchè non risultino poco motivanti e partecipati. In una parola inefficaci.

Spesso si tratta di meeting educativi con un’impostazione simile a seminari o presentazioni, mentre altre volte l’obiettivo è quello di informare il pubblico per persuaderlo a compiere un’azione. Il rischio principale che si incontra in queste riunioni aziendali è quello di annoiare la platea. Bombardando l’interlocutore con una serie di informazioni si finisce per ottenere l’effetto contrario a quello desiderato. Le persone vogliono essere coinvolte. 

Il segreto è mantenere un ascolto attivo: lasciare spazio per domande e feedback in modo da favorire l’interazione. Troppo spesso questi meeting sono impostati con una comunicazione strettamente unidirezionale, ma non sempre è la strategia migliore. Rendere la presentazione dinamica e interattiva è fondamentale per tenere vivo l’interesse e alta l’attenzione. 

– meeting motivazionali

Lo scopo di questo tipo di riunioni è rafforzare lo spirito di squadra e motivare i membri del team. Possono essere utilizzate tecniche di outdoor training e di coinvolgimento delle risorse. Un gruppo di lavoro affiatato è uno dei requisiti più importanti per il successo di un’azienda e le riunioni motivazionali sono molto utili per ottenere il massimo dell’impegno e della collaborazione da tutti i componenti. Chi partecipa a una riunione di team building deve sentirsi parte di una collettività. Il fatto di percepire di essere importanti per l’azienda aumenta il livello di coinvolgimento della persona e il suo attaccamento all’azienda, con effetti positivi sulle prestazioni sia del singolo che del team.

Come organizzare riunioni efficaci in 9 step

Ecco allora una lista di accortezze fondamentali alle quali porre attenzione, nel momenti in cui ti appresti ad organizzare una riunione che risulti efficace!

1 – Assicurati che la riunione sia davvero necessaria

Dato che il tempo è un bene prezioso, bisogna assolutamente fare in modo che ogni riunione che organizziamo conti, oppure non bisogna organizzare alcuna riunione. Inoltre non tutti i problemi e le questioni necessitano di un meeting, a volte un incontro one to one è ampiamente sufficiente.

2 – Individua lo scopo della riunione

Come abbiamo detto, lo scopo della riunione ne determina la tipologia, la struttura e gli strumenti; è dunque fondamentale iniziare con l’individuazione chiara e inequivocabile (per tutti, organizzatori e partecipanti) del motivo che ha generato il meeting.

3 – Definisci l’ordine del giorno 

Sapere di cosa si parlerà, è davvero importante al fine di permettere a tutti i partecipanti di arrivare preparati sul tema, o all’organizzatore di preparare ed eventualmente inviare in anticipo materiale e note utili a informare tutti i partecipanti.

4 – Stila l’agenda

A questo punto, dopo aver stilato l’ordine del giorno,  sarà importante definire in maniera chiara l’agenda dell’incontro: innanzitutto gli orari, di inizio e fine lavori, e, volendo essere più scrupolosi anche indicando quanto tempo si dedicherà a ciascun aspetto da trattare. Questo aiuterà a mantenere il meeting sul terreno dell’efficacia.

5 – Invita solo i partecipanti davvero necessari

Un meeting di lavoro è una di quelle occasioni in cui l’assunto “pochi ma buoni” è veramente valido. Se vuoi organizzare una riunione di lavoro davvero produttiva, preoccupati di selezionare accuratamente i partecipanti, scegliendo solo soggetti realmente interessati e quelli che possono apportare un effettivo contributo all’incontro.

6 – Traccia la riunione con documento scritto

Durante il meeting individua qualcuno che si prenda il compito specifico di redigere un verbale per tenere traccia del lavoro fatto. Oltre ad essere un importante contenuto lavorativo e di archiviazione che può sempre tornare utile, il materiale prodotto sarà fondamentale per verificare gli step seguenti al meeting e soprattutto per organizzare i successivi incontri.

7 – Scegli un ambiente idoneo

Un altro step non trascurabile: scegliere l’ambiente adatto per il meeting. Organizzare e gestire riunioni efficaci vuol dire anche essere in grado di individuare la location più giusta per l’incontro. 

ll consiglio è quello di scegliere un ambiente adatto al tipo di riunione e al numero di partecipanti, che sia confortevole, ben attrezzato con sedie, tavoli, ma anche di tutti i supporti tecnici e tecnologici necessari. Assicurati che ci siano proiettori, lavagne, microfoni, penne, fogli, ma anche snack, bevande, aria calda o fredda e via dicendo. Queste precauzioni aiuteranno a mantenere più alto il livello di attenzione e di concentrazione di tutti i presenti.

8 – Evita smartphone e altre forme di distrazione

Sarebbe buona norma evitare di portare nel luogo del meeting smartphone o altro che possa distrarre i partecipanti dal loro obiettivo nel team. Questo perché per quanto coscientemente si cercherà di non pensare alla mail appena ricevuta o alla notifica della chiamata persa, il nostro cervello continuerà inconsciamente a farlo, distraendoci dalla partecipazione attiva che ogni meeting di successo richiede da tutti.

9 – Definisci azioni conseguenti con relative scadenze

Assicurati che la riunione si concluda con un dettagliato piano di intervento futuro, il famoso follow up. Tutti i partecipanti devono conoscere con esattezza chi farà cosa ed entro quando. Il timing ancora una volta è fondamentale per dare senso organico alle azioni che si svolgono.

Motivi per annullare o rimandare un meeting

Abbiamo, dunque, compreso quanto lavoro ci debba essere dietro alla “semplice” convocazione di una riunione. Abbiamo visto come condurre riunioni efficaci sia un vero e proprio “lavoro nel lavoro”: organizzare e gestire in maniera competente un meeting è davvero un arduo impegno che però porta a risultati validi ed importanti.

Da questo arriviamo ad una considerazione conseguente: le riunioni non vanno fatte per forza, se non sono necessarie, se non siamo abbastanza preparati, se l’obiettivo non è chiaro e in molti altri casi. Farle in condizioni non ideali equivale quasi sempre a una perdita di tempo, di soldi e di motivazione al lavoro.

Se, invece sei un invitato e/o partecipante, nel momento in cui percepisci che la riunione sarà o è improduttiva, non devi ritenerti impotente. Di certo in quei casi non giochi un ruolo attivo, ma non devi renderti complice (e vittima!) di quel modus operandi che, può essere di certo corretto. Anche grazie al tuo intervento.

Avere maggiore consapevolezza dei paletti che rendono produttivo ed efficace un meeting instaura anche una sorta di corresponsabilità tra collaboratori che permette di correggersi gli uni gli altri e lavorare allo scopo comune di produttività.

Che ci si trovi nel ruolo dell’organizzatore o in quello di partecipante, è sempre bene agire pensando all’efficacia finale di quello che si fa, senza rimanere incastrati in meccanismi automatici di lavoro aziendale. Aggiustare il tiro, modificare un’abitudine improduttiva e iniziare a snellire i processi, sono azioni che possono partire da qualsiasi membro, in qualsiasi ruolo.

Ti è mai capitato di partecipare ad una riunione da incubo? Cosa hai provato a fare per renderla efficace?

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