Magari tu hai anche provato a proporre soluzioni: chi è in ascolto potrebbe spegnere il microfono ed eliminare i disturbi sonori dal canale; potrebbero tutti attenersi a una scaletta precedentemente condivisa per mantenere la discussione sul binario giusto; oppure si potrebbe dividere un’unica macro call in più riunioni diverse in modo da ottimizzare tempo e risorse.

Ecco, magari tu hai avanzato queste proposte ma purtroppo nessuno le ha recepite, oppure hai semplicemente accettato di dover tollerare questa ennesima perdita di tempo per non creare conflitti con i superiori (o con i colleghi, o con un cliente lontano).

Nonostante i meeting online siano una forma di scambio e condivisione sempre più popolare nelle grandi aziende come nelle piccole realtà, all’ampliamento degli orizzonti corrisponde in maniera quasi inevitabile un aumento delle criticità.

Prendendo come esempio un meeting di un’ora, è estremamente probabile che circa 10 minuti vengano persi tra la fase di set up iniziale e problemi tecnici.

1. Controlla l’audio
   L’importanza sostanziale di una buona connessione audio nella comunicazione digitale non può assolutamente essere ignorata: se il tuo messaggio non arriva per un banalissimo problema di audio, la qualità dei tuoi contenuti verrà azzerata da un sistema tecnico che invalida la loro importanza attraverso una resa incomprensibile.
   
   Per aggirare questo problema, fai in modo di scegliere la modalità di confronto (telefono o VOIP) in base alla qualità audio che può offrirti. Se non riesci a valutarla con sicurezza puoi sempre affidarti ai test audio offerti gratuitamente da numerose piattaforme online, naturalmente prima di iniziare il tuo incontro digitale.
   
   Se scegli di utilizzare il telefono, la soluzione migliore è quella di collegare il dispositivo a delle casse esterne, o meglio ancora a delle cuffie dotate di microfono: in ogni caso è sconsigliabile utilizzare la modalità vivavoce, perché essendo pensata per captare suoni lontani finirebbe con l’inquinare il tuo input con rumori di fondo apparentemente leggeri ma potenzialmente fastidiosissimi per i tuoi interlocutori.
   
   L’ultimo suggerimento per l’audio non riguarda i dispositivi ma la tua voce: hai mai provato a registrarti? Fallo, oppure ascolta un messaggio vocale che hai inviato a qualcuno. Valuta la tua performance: il tuo tono è piacevole? Scandisci bene le parole? Dovresti parlare più lentamente?
   
   Se vuoi dare il massimo durante il tuo intervento, assicurati di scaldare la voce con dei semplici esercizi (il più semplice è canticchiare la tua canzone preferita).
   
2. Regola il video
   Usare una webcam ti permette di creare una maggiore coesione con i tuoi interlocutori. La trasmissione video, infatti, rende la comunicazione più efficace e avvincente: non solo vederti aiuterà i partecipanti alla call a prestare più attenzione, ma tu sarai in grado di decodificare le espressioni facciali degli altri per avere una comprensione più globale del loro messaggio.
   Per questo motivo non dovresti disattivare la webcam a meno che tu non abbia problemi di connessione.
   
   Se nonostante un settaggio in qualità standard non riesci a mantenere il collegamento video, assicurati comunque di usare la webcam per i saluti iniziali – questa piccola accortezza migliorerà il clima di set up. Naturalmente, l’esposizione via webcam presuppone un minimo di sforzo in più rispetto alla semplice chiamata audio: è necessario infatti presentarsi in ordine e indossare capi appropriati.
   Per mostrarti al meglio e dare un’immagine più professionale, assicurati di rispettare questi semplici accorgimenti:
   • regola l’altezza della webcam facendo sì che sia allo stesso livello dei tuoi occhi. Se necessario, solleva o abbassa la tua seduta (o lo stand del tuo dispositivo).
   • scegli una posizione in cui la luce è davanti a te e non dietro: questo eviterà di creare il fastidioso effetto silhouette o di “bruciare” le parti più luminose dell’immagine.
   • controlla sempre il tuo sfondo e assicurati che sia appropriato: possibilmente dovrebbe trattarsi di una parete libera o di un ambiente professionale, ma in fin dei conti è sufficiente che in campo non appaiano oggetti personali e/o legati all’intimità della persona.
     
3. Coinvolgimento degli ascoltatori
   Un altro passaggio fondamentale per il successo delle tue comunicazioni digitali è il coinvolgimento dei tuoi interlocutori. Quando i partecipanti non si trovano fisicamente nello stesso luogo, infatti, la tentazione di fare più cose contemporaneamente e trascurare ciò che sta dicendo lo speaker è sempre dietro l’angolo.
   
   Quando sei l’organizzatore del meeting, fissare preventivamente gli obiettivi della comunicazione per ciascun evento virtuale ti aiuterà a mantenere l’attenzione dei partecipanti. Se ti trovi dall’altra parte, invece, ovvero se sei un semplice convenuto, puoi sempre rivolgerti all’organizzatore per richiedere l’ordine del giorno. In ogni caso, i primi minuti dell’incontro digitale sono assolutamente cruciali: è importante coinvolgere da subito tutti i partecipanti e spingerli ad interagire tra loro con spontaneità.
   
   Un avvio semplice ed efficace è quello offerto dal tempo atmosferico: puoi chiedere a ciascuno informazioni sul meteo della zona in cui si trova, oppure fare un’altra domanda ad ampio spettro che aiuti tutti a entrare in un clima di condivisione. Se prevedi un meeting lungo e particolarmente strutturato, non sottovalutare la possibilità di integrare nella comunicazione digitale strumenti utili come chat, sondaggi, indicatori di stato e altre opportunità di coinvolgimento degli utenti.
   
   Ricorda sempre che se vuoi che il tuo messaggio venga ascoltato è essenziale che gli altri siano disposti a prestare attenzione.
   
4. Adatta la grafica
   La maggior parte dei meeting on line fa uso di supporti visivi come foto o slide di presentazione. Questi strumenti possono aiutarti a dare piu valore al tuo messaggio, ma se non sono progettati accuratamente rischiano di essere più deleteri che utili.
   
   Se devi guidare una presentazione o tenere una lezione, per esempio, è probabile che le slide ottimizzate per la fruizione digitale debbano essere diverse e più numerose rispetto a quelle che useresti in presenza. Davanti a contenuti strutturati, infatti, per non cadere preda della facilità di distrazione offerta dal contesto online è importante rendere le transizioni più frequenti e dinamiche in modo da mantenere l’attenzione dei partecipanti sullo schermo.
   
   Scegli grafiche nitide e sobrie, evitando un sovraffollamento di immagini e/o ornamenti. Prediligi font sans serif, più lineari e leggibili, e riassumi il più possibile il contenuto di ogni slide.
   
   Infine, tieni sempre conto del dispositivo che utilizzeranno i tuoi interlocutori: avranno a disposizione un monitor spazioso o seguiranno al tua presentazione dallo schermo dello smartphone? Questa informazione ti aiuterà a dosare i contenuti per renderli più accattivanti e comprensibili.
   
5. Preparazione anticipata
   Tutti i punti chiave illustrati finora non si verificano spontaneamente: presuppongono tutti uno sforzo preparatorio. Ricorda: una buona pianificazione previene una performance scarsa.
   Cosa devi preparare? Semplice: il tuo spazio di lavoro, i tuoi dispositivi e la tua presenza (es.voce e abbigliamento).
   Assicurati che il tuo computer (o il tuo smartphone) sia carico, che tutto il materiale di cui potresti aver bisogno sia a portata di mano e di avere accanto a te oggetti utili come fazzolettini da naso e un bicchiere d’acqua.