Si cercano sempre nuovi strumenti o metodi per aumentare la produttività, per gestire il tempo, per organizzare il lavoro in team oppure per controllare l’avanzamento di un progetto o di un nuovo obiettivo.

L’articolo di oggi fa al caso tuo se ti interessano questi argomenti o se sei alla ricerca di un metodo efficace e innovativo che ti possa aiutare a raggiungere finalmente i tuoi obiettivi.

Oggi gli organizzatori di successo stanno utilizzando il metodo OKRs, per concentrarsi su ciò che è veramente importante raggiungere.

OKRs cosa sono e come può aiutarti a migliorare la performance della tua azienda

Questo acronimo inglese sta per Objectives and Key Results e serve per definire come raggiungere gli obiettivi attraverso azioni concrete. Non solo è utilissimo per avere una visione chiara dei propri progetti, ma è anche un modo efficiente per monitorare gli obiettivi e misurare i loro progressi, sia per l’azienda, il team o il singolo. 

Questo nuovo metodo di pianificazione funziona perché è semplice, diretto e coinvolgente. Dì addio alle solite liste lunghe e noiose di cose da fare e dai il benvenuto alla nuova frontiera della crescita.

Gli elementi imprescindibili degli OKRs sono:

1. obiettivo
2. risultati chiave
3. focus
4. target
5. tempistiche e scadenze

Gli OKRs non solo ti aiutano a vedere il tuo scopo in maniera coincisa e chiara, ti aiutano anche a raggiungere il tuo obiettivo e a monitorare costantemente e concretamente l’avanzamento verso la meta. Insomma, una soluzione per trasformare i tuoi desideri in obiettivi raggiungibili.

Inoltre, gli OKRs hanno molti vantaggi. Innanzitutto, essi, essendo un quadro di definizione degli obiettivi usato per monitorare i progressi, aiutano a misurare anche il successo.

Sono progettati per supportare le azienda a creare una visione e condividerla con i team e i dipendenti, che avranno chiarezza su cosa fare e come farlo al meglio. E si sa che quando tutti vanno nella stessa direzione la meta si raggiunge prima.

Inoltre, aiutano i manager a monitorare le prestazione dei team o dei singoli lavoratori per identificare non solo i successi, ma anche le aree di miglioramento, così da incrementare sempre la produttività.

Obiettivi e risultati chiave 

Come abbiamo appena visto, l’acronimo OKRs mette insieme gli obiettivi e risultati chiave per creare una metodologia completa per portare a termine i progetti con successo. Ma c’è una differenza tra queste due terminologie?

La risposta è si.

Gli obiettivi rappresentano il “cosa” si vuole raggiungere, ovvero solo le indicazioni di ciò che si desidera realizzare. Sono per natura qualitativi, quindi non hanno a che fare con i numeri, le cifre o le stime. Essi sono però significativi, concreti e definiti sulla base dei propri sogni. Gli obiettivi devono avere nel loro DNA la creatività perché sono i risultati sperati.

I risultati chiave sono il “come” si vuole raggiungere l’obiettivo. Riguardano, quindi, delle misure specifiche. Devono essere misurabili per monitorare il raggiungimento dell’obiettivo, per cui devono essere quantitativi e specifici.

In altre parole, gli obiettivi sono la destinazione, mentre i risultati chiave sono la tabella di marcia.

Ecco che diventa chiaro come gli OKRs sono la metodologia più completa per giungere alla meta. Unisce la qualità con la quantità per ottenere una strategia potente.

OKRs: storia di come è nato questo metodo

Andrew Grove, il CEO di Intel scomparso nel 2016, ha sviluppato la metodologia OKRS basata sul concetto di gestione noto come Management by Objectives, ovvero la gestione per obiettivi introdotta da Drucker nel 1954. 

Negli anni Settanta, Grove ha aggiunto il concetto di risultati chiave per facilitare il raggiungimento degli obiettivi, con uno sguardo più oggettivo. Inoltre, ha regalato la possibilità di monitorare in maniera quantitativa i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi.

Ciò che ha spinto Grove a riprendere e riformulare la metodologia del Management by Objectives è stata la necessità di ridurre la soggettività. Aggiornando quel metodo ha facilitato il raggiungimento degli obiettivi misurando i progressi.

Inoltre, egli desiderava offrire una nuova visione degli obiettivi non basata sulla noia, regalando il giusto spirito di sperimentazione per incoraggiare il cambiamento e il miglioramento.

Oggi, molte aziende utilizzano la metodologia degli OKRs introdotta da Grove. Possiamo citarne alcune tra le più importanti, come Google, Amazon, Linkedin, Microsoft e tante altre. 

Queste aziende utilizzano gli OKRs per raggiungere il successo e migliorarsi, fissando obiettivi stimanti e ambiziosi con risultati misurabili, monitorando i progressi. Inoltre, coinvolgono tutti i dipendenti creando allineamento verso un obiettivo comune e incoraggiando il coinvolgimento. 

Come impostare OKRS efficaci per il successo

Per impostare degli OKRs efficaci è importante seguire un approccio strutturato. Per un’azienda i passaggi da seguire sono:

1. Definire gli obiettivi dell’azienda;
2. Identificare i risultati chiave necessari per il raggiungimento degli obiettivi;
3. Assegnare i risultati chiave a team o individui specifici;
4. Definire metriche chiare per misurare il progresso dei vari risultati chiave;
5. Stabile un calendario per la revisione e l’aggiornamento degli OKRs;
6. Allineare gli OKRs con la strategia aziendale e con gli obiettivi a lungo termine e assicurarsi che questo allineamento ci sia sempre; 
7. Comunicare gli OKRs a tutti i membri del team per farli comprendere e accettare da tutti e per far si che tutti vadano verso lo stesso obiettivo comune.

Questi passaggi devono essere accompagnati da delle regole prestabilite, affinché non si creino confusione e distrazioni. Innanzitutto, gli OKRs non devono solo essere stabiliti, ma è necessario che siano comunicati a tutti.

Inoltre, bisogna rivederli e aggiornarli costantemente affinché rimangano sempre allineati. Infine, è bene che essi siano semplici, chiari e coincisi così da essere comunicati e seguiti più facilmente.

OKRS per il time management 

Il bello degli OKRs è che essi non possono essere solo utilizzati in ambito aziendale o lavorativo, poiché si adeguano anche a progetti più personali.

Sia che tu decida di implementare questa metodologia per il tuo lavoro o per la tua vita personale, le fasi sono le stesse e le vediamo insieme qui di seguito.

Per prima cosa, è necessario creare una visione chiara con l’aiuto dei protagonisti di questo articolo, ovvero gli obiettivi e i risultati chiave o key results. Mettendo insieme questi due elementi è possibile avere il “cosa” ottenere e il “come” farlo, unendo la qualità con la quantità, per raggiungere la meta più facilmente.

Gli obiettivi e i risultati chiave sono fatti di progetti, ovvero l’insieme di attività con la data di inizio e la data di fine, che si suddividono in milestones. Con questo termine inglese, che significa letteralmente “pietra miliare”, si indicano tutti quei traguardi intermedi nello svolgimento di un progetto che sono importanti per il raggiungimento della meta.

I milestones si suddividono a loro volta in tasks, ovvero delle singole attività più piccole, che portano via poco tempo di lavoro.

In sintesi, per raggiungere la meta è necessario avere degli obiettivi, o dei sogni, accompagnati dalle metriche di crescita e valori numerici (ossia i key results) per la concretezza. Tuttavia, ogni macro-attività, o milestone, va suddivisa in attività singole più piccole.

In questo modo avrai un’organizzazione a lungo termine, che puoi suddividere in progetti con la scadenza, in cui ogni settimana avrai un’attività  che si compone da piccole azioni giornaliere.

La metodologia degli OKRS, in fondo, è un sistema per il time management, che ti aiuta concretamente nell’organizzazione delle tue giornate avendo una visione chiara a lungo termine. (https://oltremeta.it/raggiungi-gli-obiettivi/matrice-di-eisenhower)  

Facciamo un esempio

Per rendere più pratica la metodologia degli OKRs, ti fornisco un esempio.

Abbiamo detto che prima di tutto bisogna avere ben chiaro l’obiettivo che si vuole raggiungere. Prendiamo come esempio l’obiettivo di aumentare le vendite. Questo obiettivo è qualitativo perché non si fa riferimento a delle cifre e non ha una scadenza, per cui è necessario implementare i risultati chiave.

Essi saranno, ad esempio, aumentare le vendite del 20% entro la fine dell’anno. Ecco che abbiamo aggiunto una cifra concreta e una data di fine all’obiettivo.

La scadenza non deve essere vista e come un elemento di ansia che tende a temere l’obiettivo. Al contrario la data di fine è il termine che trasforma un sogno in un obiettivo, che lo rende concreto e quindi raggiungibile. Focalizzati su quest’ultima prospettiva!

Ora è necessario stabilire delle macro-attività intermedie. Tornando all’esempio dell’aumento delle vendite esse potranno essere aumentare il traffico sul sito web del 50%, oppure migliorare la conversione del 10% e così via.

Gli OKRs non servono solo a fare chiarezza per definire la meta in maniera più completa. Essi devono essere monitorati costantemente per comprendere se si sta procedendo nella giusta direzione o se è necessario apportare delle modifiche.

E se volessi implementare la metodologia degli OKRs nella mia vita personale? Ti lascio un esempio anche per questo caso come indicazione di ciò che devi fare anche tu.

Se il tuo obiettivo è passare più tempo con la tua famiglia, il risultato chiave sarà tornare a casa per le 18:00, oppure giocare con i bambini dalle 21:00 alle 22:00. Questo si traduce in attività più specifiche da svolgere quotidianamente.

E’ utile tenere traccia dei propri progressi così da vedere visivamente l’andamento e i miglioramenti in atto. Di conseguenza, alcuni nostri nuovi obiettivi potranno diventare abitudini.

In conclusione, definire un OKRs non è cosa da poco. Ma seguendo i passaggi offerti in questo articolo potrai raggiungere i tuoi obiettivi in maniera più mirata ed efficace.

Errori comuni nell’implementazione degli OKRs e come evitarli

Quando si impostano gli OKRs, ci sono diversi errori comuni da evitare.

1. Errori negli obiettivi: stabilire troppi obiettivi, fissare obiettivi poco chiari, prestabilire obiettivi lontano dalla visione aziendale o non utili per la strategia aziendale, predefinire obiettivi non realistici e non raggiungibili o, al contrario, stabilire obiettivi che non sono sufficientemente ambiziosi;
2. Concentrarsi troppo sui risultati chiave e non abbastanza sugli obiettivi;
3. Risultati chiave poco misurabili; 
4. Implementazione su tutta l’azienda contemporaneamente; 
5. Mancanza di coinvolgimento dei dipendenti; 
6. Mancanza di revisione e aggiornamento degli OKRs;
7. Usare gli OKRs come una lista di cose da fare quotidiane;
8. Adottare un approccio imposta e dimentica;
9. Creazione di OKRs in silos.

Per evitare questi errori, ti suggerisco la seguente check list per verificare che tu stia usando correttamente gli OKRs. Ecco le best practices:

• Fissa obiettivi devono chiari, specifici, allineati con la visione e la strategia dell’azienda, ambiziosi e sfidanti, ma realistici e raggiungibili;
• I risultati chiave devono essere misurabili e quantificabili, per monitorare il progresso e valutare il successo;
• Implementa gli OKRs gradualmente e in modo mirato, assegnando gli obiettivi e i risultati chiave a team o individui specifici;
• Condividi e comunica gli obiettivi e i risultati chiave in maniera trasparente con tutti i dipendenti dell’azienda, affinché si crei una cultura orientata agli obiettivi e ai risultati;
• Ricordati di rivedere e aggiornare regolarmente i key results per mantenere la loro rilevanza e allineamento con la strategia dell’azienda;
• Non definire obiettivi e risultati chiave in modo isolato, non è la strategia giusta da adottare nel lungo periodo;
• Crea un mindset giusto e utilizza gli OKRs per gestire le priorità.

Strumenti utili

Se non vuoi commettere questi errori e usare gli OKRs in maniera tranquilla per raggiungere il successo, ti suggerisco anche degli strumenti utili che ti possono aiutare per semplificare e ottimizzare il processo di definizione e di monitoraggio degli OKRs. Eccoli:

• Profit.co: piattaforma utilizzata da aziende e imprese per le attività strategiche e di apprendimento. Si tratta di uno strumento facilmente installabile e piuttosto intuibile;
• Wrike: software perfetto per team di lavoro di varie dimensioni; 
• FlowyTeam: software progettato per rendere la visione aziendale coinvolgente e interattiva, attraverso la partecipazione e la condivisione di obiettivi e risultati.

Inoltre, ci sono diverse applicazioni per smartphone per tenere traccia dei propri obiettivi e monitorarli, in modo da avere sempre con te e a portata di mano l’avanzamento del tuo successo.

In conclusione, gli OKRs possono essere uno strumento incredibilmente utile per aiutare le persone e le organizzazioni a raggiungere obiettivi significativi.

Se stai cercando di ottenere il massimo dalla tua squadra, considera l’utilizzo di questa metodologia come la possibilità per misurare il progresso verso grandi mete comuni.

Con la giusta pianificazione e l’impegno del team, i tuoi obiettivi saranno più facili da raggiungere con successo!