Organizzare una presentazione presuppone idee chiare, pianificazione, tecnica e una certa dose di faccia tosta. Se la sindrome delle “gambe molli” affligge tantissime persone nei momenti immediatamente precedenti alla performance in pubblico, siamo sicuri che con qualche piccola accortezza sapremo ridurre i rischi al minimo e “porteremo a casa” una presentazione coinvolgente ed efficace di cui andare fieri.
In questo articolo descriviamo qualche utile spunto di riflessione per supportarti nella preparazione del tuo intervento in pubblico.

1. Che uditorio hai?

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   Nelle presentazioni come nella pubblicità, conoscere il pubblico che vogliamo raggiungere è uno step fondamentale che non siamo mai autorizzati a trascurare. Chi sono le persone che costituiscono il tuo uditorio? Perché sono disposte ad ascoltarti? Cosa si aspettano di sentire?
   Quando ti accingi ad abbozzare il tuo discorso è sempre consigliabile partire da questi cruciali interrogativi.

   Pensa alla varietà di registri, aneddoti e modulazioni che deve usare, ad esempio, una guida turistica a seconda che si confronti con una giovanissima scolaresca, con un gruppo di adolescenti, con i villeggianti della parrocchia o con un manipolo di appassionati o professionisti dell’arte.
   Una spiegazione semplice e densa di curiosità catturerebbe l’attenzione di una vasta fetta di pubblico, ma lascerebbe assolutamente insoddisfatti i partecipanti più esperti – i quali, a loro volta, preferirebbero ascoltare una descrizione minuziosa colma di dettagli tecnici (magari comparati a livello interdisciplinare) che spingerebbe alla fuga gli utenti meno preparati.

   Un registro giocoso e informale può essere utile o deleterio a seconda del pubblico di riferimento, così come una presentazione impostata e particolarmente specifica può rischiare di tagliare fuori un segmento dei partecipanti.
   Ricapitolando: come prima cosa, assicurati di aver “centrato” il tuo pubblico in modo realistico prima di impostare la presentazione.

   In questa fase dobbiamo anche tenere conto della dimensione del pubblico: stiamo preparando un intervento dedicato a un gruppo ristretto o a una vasta platea? L’occasione attirerà un numero limitato di partecipanti (ad esempio perché la location scelta offre solo una certa disponibilità di sedute) o la grandezza del tuo pubblico potrebbe variare sensibilmente?

   Ecco un piccolo consiglio valido per ogni situazione: nel dubbio (o in caso di una platea particolarmente nutrita), gestisci la presentazione come se stessi parlando a un gruppo scelto e ristretto, senza rinunciare al contatto visivo, al coinvolgimento e all’espressività che riserveresti a un numero di astanti più minuto.

2. Come proporre efficacemente il tuo messaggio?

   Prima di mettere mano a blocco note, Power Point o lucidi d’antan, concentrati sul mantra delle presentazioni: non stai preparando una pubblicità.

   Nonostante lo scopo di un intervento pubblico sia in qualche modo simile agli obiettivi dell’advertising (dobbiamo sedurre il pubblico in modo da veicolare i nostri contenuti nella maniera più vantaggiosa), dobbiamo sempre tenere conto del fatto che, nel caso di una presentazione, la nostra platea ci sta riservando il proprio tempo, una risorsa limitata e preziosa che non può essere lasciata alla mercé di chiunque.

   Insomma: se stai organizzando una presentazione di qualsiasi tipo, è naturale e intuibile che tu voglia colpire i partecipanti con un messaggio che ritieni valido e importante – per farlo accettare come tale, è importante che il tuo intervento non venga mai scambiato per un’attività di “bieca” promozione personale.

   Che significa? Semplice: devi affascinare, sorprendere e conquistare l’aula con i tuoi contenuti, e non cercare di impressionarla con la tua bravura, il tuo lessico forbito o il tuo senso dell’umorismo (tutte facoltà che, beninteso, torneranno utilissime allo scopo).

   Ecco una serie di cose che non devi fare:non sfoggiare la tua sapienza se non è necessario allo scopo
   non sommergere l’uditorio di dettagli che non gli interessano
   non schiacciare la platea con una mole eccessiva di dati (anche importanti)
   non sfibrare chi ti ascolta con introduzioni roboanti o lunghe digressioni

3. Come iniziare una presentazione?

   Siamo entrati nel vivo della preparazione del tuo uditorio: sei già nell’aula o nell’ambiente riservato al tuo intervento ed è il momento di cominciare.Prima di dare inizio alla presentazione, approfitta degli ultimi momenti a tua disposizione (magari mentre i tecnici sistemano il proiettore o verificano il funzionamento di schermi e microfoni) per osservare la platea e cercare di conoscerla meglio.
   Con poche occhiate sarai sicuramente in grado di stimare l’età media, il genere più rappresentato e, se hai buone doti d’intuito, potrai addirittura azzardare altre supposizioni utili per iniziare prendere confidenza con il tuo pubblico.Quando tutto sarà pronto e il presentatore, se previsto, avrà annunciato il tuo intervento, potrai avviare lo speaking vero e proprio. Come? Scopriamolo subito.
   Per scaldare il tuo uditorio puoi utilizzare diverse risorse, selezionando le più opportune in base alle caratteristiche dei partecipanti.
   Un inizio efficace può essere formulato sulla base dei seguenti spunti:

   • Utilizza una citazione
     Puoi inserirla nella tua prima slide, oppure leggerla o recitarla direttamente a voce (le cose non si escludono a vicenda). La natura della citazione presenterà sia l’argomento del tuo intervento che il tono che intendi utilizzare, quindi sceglila accuratamente. Potrebbe essere una frase emozionale, una piccola provocazione, uno stralcio letterario, un verso poetico o persino una striscia a fumetti o un meme – tutto è valido purché rappresenti te e il tuo intervento (e, ovviamente, purché sia un buon rompighiaccio!)
   • Fai una battuta
     Se hai un carattere dinamico e spigliato, una battuta o una storiella divertente potrebbe rivelarsi il modo più naturale per accattivarsi la simpatia della platea. Naturalmente è importante che la battuta/storiella sia legata ai temi che tratterai, e che costituisca un buon gancio per introdurre la discussione vera e propria.
     Se sceglierai la strada dello humour, ricorda di “testare” preventivamente il tuo rompighiaccio con persone diverse in modo da verificare che sia effettivamente piacevole, interessante e soprattutto non offensivo.
   • Fai una domanda
     Ponendo un interrogativo “spiazzerai” la platea portandola subito in una dimensione interattiva e stimolante. Per mettere in pratica questo rompighiaccio, però, è necessario osservare qualche premura particolare: il pubblico dev’essere già composto, senza persone in giro o ancora intente a “sistemarsi” e l’aula dev’essere già abbastanza silenziosa (il brusio è accettabile), così da rendere la domanda comprensibile a tutti.
     Importante: la domanda deve stimolare la curiosità e l’attenzione dei presenti, non trasformarli in scolaretti – ecco perché, dopo qualche secondo di pausa, in assenza di interventi dovrai essere tu ad agganciare il quesito all’oggetto della presentazione.
   • Racconta un aneddoto
     Un aneddoto è un particolare curioso o una brevissima storia sconosciuta ai più che può essere utile a concentrare rapidamente l’attenzione e la partecipazione emotiva del tuo uditorio. Come nel caso della battuta, è importante che l’aneddoto sia effettivamente significativo, si leghi positivamente all’oggetto della tua presentazione e venga esposto in maniera piacevole e interessante. Anche in questo caso, fare qualche prova preventiva non guasta mai.
   • Ricorda: la parte più importante di ogni discorso è l’inizio, e “non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione”. Con il tuo incipit devi attirare l’attenzione del pubblico e impostare il tono della tua presentazione, per questo è importante pianificare un avvio accattivante e intelligente che ti metta subito in sintonia con il tuo uditorio – perché un pubblico che prova rispetto e simpatia nei tuoi confronti sarà molto più ben disposto a “soffrire” anche i lati meno avvincenti (ma magari più informativi) della tua presentazione.

4. Cosa fare in caso di “autogol”?

   Complice l’ansia da prestazione, è possibile che anche l’oratore più esperto sia vittima di uno scivolone. Una battuta non calibrata al meglio, un’esitazione di troppo, ma anche una situazione imbarazzante “x” come una zip inavvertitamente slacciata o qualcosa tra i denti può capitare davvero a chiunque. Ecco perché è importante saper tornare in sella con rapidità ed eleganza, magari persino trasformando il disagio in un’occasione di bonding.

   Per recuperare il terreno perduto con una presentazione non all’altezza o con qualsiasi altro inconveniente, la soluzione più efficace è riconoscere il problema e renderlo parte della narrazione, naturalmente mantenendo la leggerezza e la capacità di prendersi in giro. Ammettere una debolezza o riconoscere che qualcosa ci ha messi in difficoltà è un ottimo modo per aumentare l’intimità con la platea e creare un clima umano, simpatico e “aperto”.
   D’altronde, come afferma Roger Ailes nel suo You are the message, “la televisione ha cambiato le regole”: il pubblico contemporaneo è abituato al comfort del piccolo schermo e ama potersi “mettere comodo” per ascoltare qualcuno che li intrattenga (nel nostro caso in maniera formativa o informativa) in un clima rilassato, vivace e umano.

5. Come si mantiene l’uditorio?

   Se hai fatto un buon lavoro durante la preparazione, il resto sarà in discesa. Un pubblico interessato e ben disposto sarà più recettivo e, potenzialmente, partecipativo: una volta creato un clima positivo, i tuoi ascoltatori saranno più propensi a prestare attenzione al tuo discorso, mettersi in gioco e seguire fiduciosamente anche gli aspetti meno vivaci della tua presentazione.
   In questo scenario, se i contenuti fanno l’80% della tua presentazione, un buon 20% è dato dal tuo entusiasmo e dal modo in cui ti proponi alla platea. Ecco qualche consiglio per sfruttare al meglio questa opportunità:

   • Crea e mantieni il contatto visivo
     Non dedicarti esclusivamente alla prima fila o alla persona con il viso più rassicurante: cerca lo sguardo dei settori sul fondo, rivolgiti all’intero uditorio e cerca di coinvolgere quanto più possibile tutti i segmenti dell’ambiente, anche quando la location è ostica o dispersiva.Incoraggia esplicitamente le domande.

     Una domanda dal pubblico è sempre preziosa almeno per tre motivi: ti conferma che la presentazione sta generando partecipazione, ti offre un gancio per ripetere argomenti poco chiari o allacciarti a un nuovo topic e trasmette ai partecipanti la sensazione che intervenire sia facile, sicuro e soddisfacente.

   • Rispetta le pause
     Che siano state promesse al principio della presentazione o che siano una tua iniziativa, assicurati che il tuo uditorio possa beneficiare di un numero di pause congruo con la durata della presentazione. Al di là dei necessari intervalli, poi, trova il modo di inserire delle brevi pause di respiro anche tra un argomento e l’altro, soprattutto al termine di un’esposizione particolarmente impegnativa. Possono bastare pochi secondi, magari associati all’invito a partecipare con una domanda o ad esprimere eventuali dubbi. In questo caso, è essenziale saper gestire i tempi in modo da consentire agli ascoltatori di “digerire” quanto hanno appena appreso senza rilassarsi troppo.
   • Indossa qualcosa di appropriato
     La tentazione di presentarsi con un outfit super-pro o con un completo austero può essere forte, ma una delle cose più importanti per uno speaker è sentirsi e potersi muovere a proprio agio nel corso della presentazione.
     Quando scegli gli abiti che indosserai, tieni conto delle caratteristiche della tua audience e cerca di rispecchiarla (per quanto possibile e senza snaturare il tuo modo di presentarti). In generale, cerca di evitare gli abiti che ostacolano i movimenti, come quelli troppo aderenti o eccessivamente ingombranti, e tutto ciò che potrebbe essere motivo di distrazione, come accessori tintinnanti o particolarmente vistosi.

La nostra piccola guida su come preparare l’uditorio e “tenerlo in caldo” finisce qui.Ti è stata utile?

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