Il feed-back ovvero? La definizione di feedback è letteralmente “processo per cui il risultato di un’azione si riflette sul sistema o sulla persona che ha compiuto l’azione stessa, per correggerne o modificarne il comportamento”. Feedback significa “riscontro” che, in maniera più o meno consapevole, le persone si scambiano tra di loro durante o al termine di un processo condiviso.

Se positivo o comunicato con efficacia il feedback consente alle persone e all’organizzazione di funzionare meglio, perché dà indicazioni precise su come migliorare.

Feed-back struttura

Come deve essere struttura to un feed-back per essere buono?

Deve essere prima di tutto:

– oggettivo, e non basarsi su pregiudizi o simpatie. 

Il suo obiettivo è infatti quello di apportare un miglioramento, non di dare un voto. Per dare buoni feed-back è necessario concentrarsi esclusivamente sulla performance, sulla situazione che richiede un intervento correttivo, o un commento.

– È necessario, inoltre che chi dà un feedback – generalmente il datore di lavoro, un capo, un superiore – sia capace di formularlo nella maniera più corretta; e che chi lo riceve sappia accettarlo.

– Perciò è fondamentale che il messaggio sia veicolato con parole e gesti privi di biasimo e generalizzazioni; e che ci sia un’apertura verso il futuro, con suggerimenti su come migliorare e fare meglio la prossima volta che si verificherà una situazione simile

Feedback tipologie

Considerando che in inglese il verbo to feed significa nutrire, possiamo affermare che un feed-back si rivela efficace quando è focalizzato sui miglioramenti possibili, perché ha in sé indicazioni utili per lo sviluppo di una capacità e chiarisce esattamente a cosa si riferisce. Con l’obiettivo che il ricevente si senta realmente aiutato.

Viceversa, è inefficace quando si fonda su un confronto, volto a criticare e non a migliorare le capacità, e colpisce l’autostima del ricevente, che il più delle volte tende a sentirsi giudicato senza comprendere il senso di quella comunicazione. E a bloccarsi.

Per tale motivo, nel dare un feedback, è essenziale conoscere la differenza tra giudizio e valutazione: infatti, mentre nel giudicare ci basiamo sulle nostre emozioni e convinzioni nei confronti dell’altro, valutare significa osservare dati e fatti oggettivi, legati ad uno specifico comportamento del nostro interlocutore.

Inoltre, va ricordato che capi e collaboratori devono essere d’accordo sugli obiettivi condivisi, perché se questi non sono chiari in partenza, un feedback del capo potrebbe risultare incomprensibile o esser preso come una critica fine a se stessa.

A proposito di quanto appena detto, è giusto ricordare che un buon colloquio di FEEDBACK non può non essere preceduto da un buon colloquio di DELEGA e solo allora genera necessariamente un’alta motivazione nei soggetti coinvolti.

Lo scopo del colloquio di delega è fare chiarezza tra capo e collaboratore su come deve essere la prestazione attesa. Durante il colloquio col collaboratore sarà fondamentale:

• condividere il risultato atteso;
• individuare le risorse disponibili da utilizzare;
• definire i vincoli e i limiti della delega;
• stabilire gli spazi di autonomia e di responsabilità;
• stabilire quali informazioni dare agli altri collaboratori.

La realtà ci dice che gli imprenditori tendono a ricoprire fino a 5 o più ruoli all’interno della propria azienda. La soluzione a questo problema sta nel riuscire a delegare compiti e incombenze con maggiore efficacia, in modo da poter trascorrere meno tempo a occuparsi dei dettagli urgenti e più tempo a prendere decisioni strategiche importanti.   

I benefici derivanti dalla delega sono diversi.

Proviamo a riassumerli:

– Tempo
Il tempo a disposizione, delegando, aumenta notevolmente. Ci si potrà concentrare più specificamente nelle aree di maggior competenza e occuparsi personalmente di progetti che necessitano il nostro intervento diretto. Pensiamo alla pianificazione, a strategie di vendita o alla gestione di clienti importanti.

– Personale più qualificatoBisogna considerare l’esercizio della delega un investimento che, nel tempo, si tradurrà in un circolo virtuoso di crescita personale, sia del delegante che dei collaboratori, efficienza e produttività. Infatti, più si è incaricati a gestire nuove responsabilità e più si rafforzano le capacità e le abilità. Al tempo stesso, crescono, quindi, anche competenza, fiducia e motivazione.

– Maggiore produttività
Il decentramento operativo – da uno a molti – comporterà una maggiore produttività, poiché più persone si occuperanno di compiti, precedentemente svolti da un solo soggetto. Il processo di delega, dunque, contribuirà di fatto a moltiplicare le competenze e l’operatività. Viene archiviata la gestione solitaria o “a collo di bottiglia” per una più fruttuosa gestione in termini di risultati e innovazione. In una frase: più risultati in meno tempo.

– Aumento della motivazione
La fiducia nei confronti del delegato genera un aumento della motivazione nello svolgere determinate funzioni di responsabilità, se opportunamente comunicate, monitorate e gratificate. Una proficua collaborazione, lo vedremo, tra delegato e delegante, non potrà prescindere dal fattore motivazionale e da tutti i processi che lo determinano e caratterizzano,

Delega e motivazione sono gli aspetti che precedono e seguono in maniera cronologica e logica un feedback ben eseguito, positivo ed efficace.

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Feedback: 5 consigli utili per garantirne l’efficacia

Vediamo ora insieme 5 consigli utili per evitare errori comunicativi in fase di feed-back

Come dobbiamo fare per dare feed-back efficaci:

1. Focalizziamoci sempre sui comportamenti e non sulla persona: il feed-back deve essere centrato sull’output concreto della performance in termini di punti di forza e di debolezza emersi, senza esprimere giudizi sulla persona.
   
2. Non generalizziamo, siate specifici, essenziali ed incisivi: forniamo esempi pratici legati ai comportamenti osservati. Il manager deve fornire indicazioni utili e realistiche per facilitare l’autoapprendimento del collaboratore. Evitare giudizi generici come “non è un gran che”, “potresti fare meglio”.
   
3. Evidenziamo le conseguenze del comportamento osservato: “Posizionando questo tipo di materiale in questa corsia possiamo creare confusione nella fase di preparazione dell’ordine”.
   
4. Utilizziamo solo informazioni legate a ciò che abbiamo notato nella specifica circostanza: ciò permette al collaboratore di rendersi conto di eventuali comportamenti errati e di correggerli all’istante e nella pratica quotidiana.
   
5. Concordiamo con il nostro collaboratore un’azione di miglioramento, coinvolgiamolo con frasi del genere: “Questa parte del processo produttivo è un po’ complicata e genera costi eccessivi; su che cosa pensi di intervenire per semplificarla?”

«Cercate sempre di rendervi conto del punto di vista dell’altro prima di discutere o di litigare con lui, e 99 volte su 100 finirete con l’essere in buoni rapporti con lui».

Lo diceva agli inizi del secolo Robert Powell: militare, scrittore inglese, nonché padre dello scautismo.

A distanza di anni, questo resta un ottimo insegnamento da ricordare ogni qualvolta vorremmo dare un feedback realmente efficace.

Feedback negativo: cosa evitare assolutamente

• Non date per scontata l’accettazione del feedback, possono insorgere facilmente resistenze o conflitti.

Perché ciò non accada, evitiamo critiche distruttive ed interpretazioni personali: abbassano l’autostima e riducono la motivazione.

Un esempio di critica distruttiva? “Stai lavorando male in questo periodo!” Oppure un esempio di interpretazione personale: “Credo che tu non stia rendendo al tuo solito a causa dei tuoi problemi familiari!”.

• Non assumete comportamenti autoritari: il feedback altrimenti può essere vissuto come una punizione o un’umiliazione e quindi generare un atteggiamento di chiusura oppure di dipendenza.

Un esempio di frase da evitare potrebbe essere: “Sbrigati a finire la relazione, la voglio sulla mia scrivania entro due giorni!”. Meglio dire: “Come pensi di organizzarti per finire la relazione dopodomani sera?”.

• Infine, non fornite soluzioni: è consigliabile offrire al collaboratore gli strumenti adeguati affinché possa giungere autonomamente alla soluzione del problema.

Esempio di frase da evitare: “Per rendere migliore questo progetto dovresti fare così…!”.

Meglio: “Come pensi di migliorare questa parte del progetto?”

Nel complesso cercate di assumere sempre un atteggiamento empatico e comprensivo, soprattutto in fase di feedback negativo, così da trasformare la critica in un’opportunità di miglioramento, sia per il collaboratore che per l’azienda.

Vi sentite pronti? Un ultimo consiglio qui un libro da leggere.

FEEDBACK POSIVITO 5 esempi di feedback positivo

Il feedback positivo è uno strumento cruciale per migliorare il morale, aumentare la motivazione e promuovere un ambiente di lavoro produttivo. Ecco cinque esempi di feedback positivo che possono essere utilizzati in diversi contesti lavorativi o educativi.

1. Riconoscimento del Lavoro Ben Fatto: Esprimere apprezzamento per un progetto completato con successo può avere un grande impatto. Ad esempio, “Hai fatto un ottimo lavoro con questa presentazione. La tua attenzione ai dettagli e la chiarezza delle informazioni hanno reso tutto molto comprensibile. Continua così!” Questo tipo di feedback non solo riconosce l’impegno dell’individuo ma anche specifica quali aspetti sono stati particolarmente apprezzati.

2. Valorizzazione delle Competenze: Riconoscere le competenze specifiche di una persona può aumentarne la fiducia in sé stessa. Ad esempio, “Le tue capacità nel risolvere problemi complessi sono veramente impressionanti. Hai trovato una soluzione creativa che ha risparmiato tempo e risorse al team.” Questo tipo di feedback sottolinea le abilità distintive dell’individuo, incoraggiandolo a continuare a svilupparle.

3. Apprezzamento del Comportamento Collaborativo: Promuovere il lavoro di squadra è fondamentale in molti ambienti professionali. Un esempio potrebbe essere, “La tua collaborazione durante il progetto è stata fondamentale per il successo del team. La tua disponibilità ad aiutare gli altri e condividere le tue conoscenze ha fatto una grande differenza.” Questo tipo di feedback enfatizza l’importanza della collaborazione e del supporto reciproco.

4. Incitamento all’Innovazione: Valorizzare l’innovazione e l’iniziativa personale può stimolare ulteriori idee creative. Ad esempio, “L’idea che hai proposto durante la riunione è stata davvero innovativa e ha aperto nuove prospettive per noi. Apprezziamo molto il tuo contributo.” Questo tipo di feedback incoraggia l’individuo ad essere proattivo e a pensare fuori dagli schemi.

5. Riconoscimento della Crescita Personale: Riconoscere i progressi compiuti da una persona nel tempo può essere molto motivante. Un esempio potrebbe essere, “Ho notato quanto sei migliorato nella gestione del tempo negli ultimi mesi. La tua pianificazione efficace ha notevolmente aumentato la produttività del team.” Questo tipo di feedback mostra che i miglioramenti sono osservati e apprezzati. In sintesi, il feedback positivo deve essere specifico, tempestivo e genuino per essere efficace. Questi cinque esempi dimostrano come diverse forme di riconoscimento possano contribuire a creare un ambiente positivo e motivante, favorendo sia la crescita individuale che quella collettiva.

Riflessioni sui feedback positivi

Il feedback positivo rappresenta un elemento cruciale nel contesto lavorativo e personale, influenzando significativamente la motivazione, l’autostima e la produttività degli individui. Riflettere sul valore e sull’applicazione del feedback positivo permette di comprendere meglio i meccanismi attraverso cui esso agisce e di ottimizzare i suoi effetti benefici. Innanzitutto, è importante riconoscere che il feedback positivo non si limita a lodare superficialmente una persona, ma consiste in una valutazione accurata e costruttiva delle sue azioni. Esso deve essere specifico, mirato e basato su osservazioni concrete per risultare efficace.

Riflettendo ulteriormente sull’importanza del feedback positivo, emerge anche il suo ruolo nella creazione di un ambiente di lavoro collaborativo e armonioso. Un clima caratterizzato da apprezzamenti sinceri e costanti favorisce la fiducia reciproca tra colleghi e superiori, migliorando la coesione del team e riducendo lo stress. Inoltre, il riconoscimento delle capacità individuali alimenta l’autostima dei membri del gruppo, rendendoli più propensi a contribuire attivamente con idee innovative. È altrettanto fondamentale considerare il feedback positivo come uno strumento per lo sviluppo personale e professionale. Ricevere apprezzamenti mirati aiuta le persone a identificare i propri punti di forza e a consolidarli ulteriormente.

Questo processo di auto-riflessione guidata può portare a una crescita continua sia sul piano delle competenze tecniche che su quello delle soft skills. Infine, occorre mantenere un equilibrio tra feedback positivi e critici per garantire che i riscontri siano percepiti come autentici ed equilibrati. Un approccio bilanciato assicura che le persone sentano di essere valutate in modo equo e completo, promuovendo una cultura del miglioramento costante. In conclusione, riflettere sul feedback positivo non solo ne evidenzia l’importanza intrinseca ma anche le modalità ottimali per utilizzarlo al fine di ottenere risultati concreti in termini di motivazione, produttività e sviluppo personale.