Un grande ritorno potremo dire, l’organizzazione eventi aziendali è ritornata di moda, anzi dal vivo forse non era mai stata cosi desiderata ed apprezzata da moltissimo tempo. In epoca post pandemia il ritorno degli eventi presenta nuove problematiche, ma presuppone la professionalità dei bei vecchi tempi, insomma non ci si improvvisava prima, figuriamoci oggi. Le opportunità ovviamente moltissime ragioniamoci insieme

ORGANIZZAZIONE EVENTI AZIENDALI OGGI

Che bello ritornare ad organizzare eventi, che bello incontrarsi soprattutto in presenza. Che meraviglia riscoprire la ricchezza di questo momento che avevamo dimenticato, riassaporare la magia dello stare insieme del condividere realmente esperienze, emozioni, significati. Già prima la forza di un evento era soprattutto la forza dell’esperienza intima ed oggi dopo anni di privazione forzata, tutti questi aspetti assumono una potenza ancor più rilevante.

Cambia la cornice ovviamente, il salto digitale introduce altre variabili nuove da gestire, oramai quasi tutti gli eventi dovranno prima  avere ben chiaro quale rapporto ci sarà tra presenza virtuale e reale con scelte diverse a seconda delle situazioni e degli obiettivi da perseguire, passeremo da un evento completamente ibridato ad una scelta solo off o simpatiche vie di mezzo come le dirette social. Ad ognuno il suo giusto mix.

Ma parlando di eventi dal vivo perché è di quelli che qui ci piace parlare quali sono ad oggi i vantaggi e gli svantaggi di inserire questo strumento nella vostra strategia di comunicazione:

vantaggi

• L’intensità dell’esperienza
• il ricordo che rimane
• la relazione coltivata ad un livello superiore
• l’esperienza da raccontare su tutti gli altri media
• la notiziabilità

svantaggi

• Non siamo ancora completamente liberi meglio i piccoli numeri, occhio all’affollamento.
• la presenza fisica introduce il vincolo geografico al quale non eravamo forse più abituati a pensare
• le variabili da considerare sono notevoli, fare un evento dal vivo sembra più semplice ma non lo è affatto
• i costi se vogliamo fare una cosa ben fatta sono sempre notevoli se parametrati al numero di persone contenuto
• mix di supporto tecnologico a supporto

Un progetto di comunicazione come di fatto è un evento, è pur sempre una leva all’interno del media mix della nostra comunicazione, facciamolo in modo coerente ed efficace guardando all’iniziativa specifica, ma anche al contesto nella quale essa si inserisce.

“ORGANIZZAZIONE EVENTO AZIENDALE” AIUTO COSA DEVO FARE?

Volendo fornire un aiuto concreto ecco 5 elementi chiave che devono sempre essere stati adeguatamente analizzati.

un obiettivo chiaro, un pubblico specifico attenzione signori l’evento è un mezzo per arrivare a perseguire un fine chiaro, per riuscire a raggiungerlo dobbiamo essere consapevoli di cosa stiamo facendo, perchè , quando , come e soprattutto per chi.

una serie di attività da svolgere, entro un certo tempo la magia di un evento si costruisce svolgendo una serie di attività ben precisa, entro un certo tempo e seguendo determinati standard di risultato su ogni singolo task, dobbiamo avere chiaro in testa la lista delle cose da fare e la loro eventuale interconnessione.

una serie di persone da coordinare prima, dopo e durante. Ok le attività, ma chi le fa? Chi coordina tutti i vari interpreti delle singole attività, chi controlla che tutto vada nella direzione corretta, rispettando tempi e modalità, una delle doti dell’event manager è sicuramente la capacità di gestire tutte le persone coinvolte ed i vari stakeholder coinvolti.

un budget da non sforare mai o solo in piccola misura, maledetto budget non dimenticatelo mai, in un evento è veramente un attimo lasciarsi andare soprattutto se non siete dei professionisti, vi potreste trovare a gestire trattative in situazioni che non avevate mai affrontato prima, quanto cosa un catering, un service, un perfomer beh fate bene i vostri conti prima di mettere in scena il tutto.

un contesto specifico e generale da rispettare sempre l’evento è un mezzo, con uno scopo che si pone in relazione alle altre cose che la vostra comunicazione fa, l’immagine il tono, lo stile devono essere pertanto coerenti per poter amplificare gli effetti a livello di comunicazione generale.

Le caratteristiche di un buon organizzatore di eventi:

• Capacità di project management
• Competenze tecniche specifiche per l’organizzazione specifica 
• Conoscenza di  comunicazione e marketing, meglio ancora di event management e pr
• People management
• leadership e problem solving
• comunicazione interpersonale efficace
• Estetica e design 
• Stress management 

ORGANIZZAZIONE MEETING AZIENDALI

Di cosa stiamo parlando

• seminari /convegni
• workshop / tavole rotonde
• conferenze stampa
• fiere/road show
• incentive/team building
• family day/iniziative no profit

Tanta roba ragazzi in generale se non siete sicuri affidatevi a dei professionisti, o ripetete esperienze felici che lascino poco spazio all’improvvisazione. Si tratta di un mestiere vero e proprio, bellissimo tra l’altro, “gli amici del cugino” anche qui non funzionano benissimo.

La nostra organizzazione è orientata soprattutto ad eventi formativi in particolare emozionali clicca qui per saperne di più.

Vuoi formarti su questo argomento? Qui alcuni master validi a cui abbiamo partecipato che ci permettiamo di consigliarti

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