Gruppo di lavoro: ecco una variabile sempre presente nelle nostre attività professionali.

Lavorare in gruppo è importante, necessario, produttivo…si ma che significa davvero?

Iniziamo dicendo che i vantaggi di un efficace teamwork non sono scontati…ma forse questo lo sappiamo già tutti, visto che non faremo fatica a riportare alla nostra mente molti episodi e situazioni in cui abbiamo partecipato a riunioni inutili, a gruppi di lavoro inefficaci, a progettazioni e gestioni condivise senza né capo né coda.

In effetti, è comune avere esperienze negative del lavoro di gruppo, e proprio queste esperienze condizionano il nostro atteggiamento nei futuri teamwork possibili…generando un circolo vizioso dal quale è arduo uscire.

Ci sono molti pregiudizi diffusi sull’effettiva efficacia del lavoro di gruppo: 

• siamo portati a credere che la produzione individuale sia più efficace, soprattutto da un punto di vista quantitativo. Il lavoro in gruppo viene visto come una perdita di tempo, una sorta di palestra relazionale, più che un luogo di arricchimento anche cognitivo e di produzione di innovazioni e risultati importanti.

• siamo inoltre spesso convinti che basti mettere insieme persone diverse per creare un team, come se si trattasse “semplicemente” di una sommatoria di intelligenze.

• un altro pregiudizio molto diffuso riguarda il fatto di dover lasciare autonomia e autogestione al gruppo, evitando di incastrarlo in regole e compiti

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Gruppo di lavoro definizione

Che cosa si intende per gruppo?

Per sfatare questi miti e indagare la reale efficacia del lavoro di gruppo, partiamo dalla base: come possiamo definire correttamente un gruppo? 

Il gruppo di lavoro consiste in una pluralità di persone che interagiscono tra loro, influenzandosi reciprocamente. Dunque in ogni gruppo, inteso come specificato poco fa, le persone interagiscono tra loro. Questo comporta inevitabilmente un’influenza reciproca, sia da un punto di vista pratico che emotivo. Quindi, non bisogna mai dimenticare che ogni gruppo è caratterizzato, sempre, anche da un vincolo psicologico tra i membri, che ne siano consapevoli o meno.

D’altronde lo abbiamo sperimentato tutti, per esperienza personale, che nei gruppi possono emergere emozioni molto potenti, a volte indipendenti dai singoli individui, che si presentano come emozioni di gruppo con un loro sviluppo autonomo.

Tutto questo ci fa capire che stiamo parlando di un sistema complesso, che va oltre la semplice somma dei suoi componenti e che qualsiasi tipologia di gruppo contiene sempre un livello razionale e uno emotivo, che vanno necessariamente presi in considerazione se vogliamo raggiungere un team funzionale.

La definizione dei wikipedia qui.

Differenze tra gruppo e team funzionale

Eccoci giunti alla nostra definizione base: vediamo in cosa un team funzionale (e quindi efficace) si differenzia da un semplice gruppo.

La maggior parte delle attività lavorative prevede la partecipazione a team: un fare e stare insieme, due piani, quello operativo e quello relazionale, che coesistono sempre.

Questa modalità di lavoro prevede una preparazione e competenze specifiche. Invece ancora oggi molti pensano che può essere svolta senza una particolare formazione e una reale consapevolezza delle dinamiche specifiche.

Che cosa differenzia un gruppo da un team?

Abbiamo visto che i membri di un gruppo sono in interazione, quelli di un gruppo di lavoro, invece, sono mossi da un processo di integrazione delle caratteristiche, delle competenze, delle uguaglianze e delle differenze.

Il gruppo spesso tende a omogeneizzare le caratteristiche di chi ne fa parte, verso una sorta di uguaglianza, di fusione. Chi non si adegua, resta fuori dal gruppo o ne esce.

Invece, un gruppo di lavoro efficace – che chiamiamo “team funzionale” – nasce dalla consapevolezza dei membri di dipendere gli uni dagli altri, di far parte di un’unità basata sulla differenza, la dipendenza e lo scambio.  

Ma vediamo meglio cosa intendiamo con il termine “integrazione”.

In questo contesto per noi significa principalmente la consapevolezza, da parte del team builder, dei bisogni di tutti i partecipanti, dunque, l’armonizzazione di quelli individuali con quelli gruppali e la valorizzazione delle funzioni e delle capacità non solo su un piano individuale. 

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In fondo si tratta di processi di negoziazione e aggregazione delle diversità.

Per questo motivo, se vogliamo creare un gruppo di lavoro, dobbiamo fare molta attenzione alla scelta dei partecipanti: non dovremo scegliere persone che abbiano solo caratteristiche simili, ma dovremo puntare sull’eterogeneità del profilo caratteriale, esperienziale ed intellettuale.

Una serie di studi ha dimostrato che, a livello manageriale, i team composti da membri con background e competenze molto diverse, prendono decisioni di qualità più elevata rispetto a quelle prese da team relativamente omogenei. 

Ma essere diversi non basta: per far emergere la ricchezza data dall’eterogeneità è necessario che nel team esistano dinamiche che permettano ai partecipanti di avere un dialogo di critica costruttiva, di essere aperti al cambiamento e pronti ad apprendere gli uni dagli altri.

È necessario essere capaci di individuare e comprendere le prospettive degli altri, sintetizzandole in decisioni diverse da quelle che derivano da processi di competizione e compromesso, tanto comuni nella quotidianità lavorativa.

È chiaro che la diversità può portare facilmente all’insorgere di conflitti. Ma il conflitto all’interno dei team è indice di malfunzionamento? No, non è per forza qualcosa di negativo, dipende da come viene gestito e dai risultati che crea. All’interno di ogni gruppo i conflitti occasionali sono pressoché inevitabili. L’importante è saperli gestire in modo costruttivo e questo lo vedremo in un prossimo corso proprio sul conflitto. Per approfondire sui conflitti clicca qui.

Ricapitolando quanto fin qui detto, possiamo definire un team come un gruppo ristretto di persone con competenze e capacità diverse, che si integrano, e che operano per un fine comune con un metodo condiviso, sapendo di essere interdipendenti le une dalle altre. 

Il lavoro di gruppo: come renderlo efficace introducendo 4 elementi

Vediamo ora insieme quali sono i 4 elementi fondamentali per concretizzare quanto appena detto: ovvero per ottenere un teamwork efficace:

1. l’obiettivo
2. il metodo
3. le risorse 
4. il coordinamento

L’obiettivo è il risultato atteso

– il motivo per il quale ci siamo riuniti in team, lo scopo che insieme si deve perseguire. ‘individuazione dell’obiettivo, che ovviamente deve essere comune a tutti i membri, può essere fatta in diversi modi, ma l’elemento importante è la sua definizione. Attenzione poi a non confondere l’obiettivo con la strategia e i piani d’azione, che sono invece strumenti operativi di assegnazione di compiti e attività. Questi ultimi possono essere individuali, pur mantenendo l’obiettivo collettivo.

 

Il metodo è il secondo elemento chiave di un team work efficace:

Il metodo si riferisce sia alle modalità tecniche di realizzazione delle attività, che a quelle relazionali tra i componenti del gruppo, quindi dà ordine alle azioni, dunque all’operatività, e alle interazioni tra i membri. Questo secondo punto spesso viene considerato inutile o sottovalutato, dando priorità al fare, dimenticando che in ogni gruppo, invece, è sempre presente anche il livello relazionale e quindi emotivo.

Non esiste un metodo corretto valido per tutti i gruppi di lavoro, ognuno deve esplicitare il proprio sulla base di 3 criteri di base:

1. l’adeguatezza rispetto all’obiettivo e ai compiti del gruppo;

2. la coerenza con le risorse a disposizione e con i vincoli della situazione;

3. la corrispondenza con le attese e i desideri dei componenti del gruppo.

 

Le risorse di un gruppo sono di varia natura:

1. Le persone: ciascuna con le sue competenze ed esperienze contribuisce a definire il tipo e la qualità del lavoro di gruppo. Per questo, il momento dell’individuazione dei componenti è fondamentale, non può essere lasciato al caso.

2. Le informazioni: l’efficacia del lavoro di gruppo può essere gravemente minacciata da una scorretta o incompleta gestione dei flussi di informazione tra i membri

3. Il setting: con questo termine intendo sia il luogo o i luoghi di lavoro, che la strumentazione a disposizione.

4. Il tempo: non è una risorsa modificabile, è sempre un dato, si rivelerà poco o molto in funzione del modo in cui il gruppo lo saprà gestire nel corso del proprio lavoro. È anche una risorsa non reintegrabile: il tempo dedicato a una riunione infruttuosa ormai è speso. Per questi motivi spesso il tempo, o meglio la mancanza di tempo, viene vissuta in modo ansiogeno e può diventare una scusa per non impegnarsi veramente al raggiungimento dell’obiettivo.

 

Il coordinamento – ultimo fondamento dei gruppi funzionali

Parliamo di coordinamento e non di leadership non a caso. Vogliamo mettere al centro dell’attenzione, in questo momento, l’azione del coordinare, piuttosto che la figura del coordinatore o leader.

Rispetto a quanto detto finora, coordinare significa: saper fissare l’obiettivo di gruppo, presidiare il metodo di lavoro e padroneggiare tutte le risorse, sapendo anche gestire i vincoli che ogni situazione prevede.

 

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